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Calendrier

Le calendrier de Collabox, outil de collaboration

Il a plusieurs fonctions qui permet de collaborer quotidiennement avec les membres de votre équipe, vos clients, vos contacts.

  1. gestion de vos rendez-vous
  2. gestion de vos tâches et échéanciers
  3. consultation des notes en lien avec rendez-vous
  4. partager les calendriers de vos collègues pour une meilleure gestion du temps
  5. gestion de la production par un calendrier de production
  6. gestion des feuilles de temps en lien avec vos rendez-vous

Projets par phase

By Calendrier, Projets

Les projets par phases.

Cette particularité est notamment utilisée par les firmes d’architecture et les entrepreneurs en construction. Elle permet d’avoir et de facturer en fonction de différentes étapes (phases) dans vos projets, par exemple la conception des plans, la surveillance des travaux, etc. 

Prenez note que ces fonctions demande une configuration spéciale. Contactez-nous si vous voulez plus d’informations

Pour accéder à la liste de vos projets

Pour accéder aux projets, il faut d’abord cliquer sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Configuration

Ensuite, vous devez cliquer sur projet dans la barre la latérale.

Projets

Ne reste plus qu’à choisir le projet que vous souhaitez modifier.

La première étape consiste à inscrire dans la première case le montant vendu du projet.architecte7 Pour répartir entre les différentes phases, vous avez deux options qui s’offrent à vous. La première permet d’entrer des montants d’argent pour chacune des phases. Ainsi, vous pouvez décider pour chaque projet quel montant est associé pour les phases par exemple 3750 $ pour les esquisses. La seconde option permet plutôt d’entrer une valeur en pourcentage. On pourrait donc séparer chaque phase en pourcentage. Par exemple, les études préconceptuelles représentent 25 % de la totalité de mon projet. Ce qui est merveilleux c’est que le montant s’ajustera automatiquement en fonction du montant vendu.
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Il faut cependant être prudent avec les données saisies. En effet, il est possible d’inscrire des valeurs et d’obtenir un total supérieur au montant vendu. Vous pouvez le remarquer par le total en pourcentage qui dépassera 100 % comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Réajustez vos données afin que le total soit au maximum à 100 %.
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La dernière colonne nommée « Progression » est une valeur utilisée seulement à l’interne, c’est-à-dire que le client ne verra jamais le niveau de progression. VOUS devez inscrire les valeurs de progression pour chaque phase, elle ne se calculera pas d’elle-même. De toute façon, la progression est plutôt une question d’expertise et d’appréciation du niveau réel de progression des travaux. Il n’est donc pas question d’utiliser les ratios d’heures ou de coûts engendrés. C’est l’expert, typiquement le chargé de projet, qui peut déterminer le niveau de progression du projet. Notez que la progression est la donnée importante qui permet de produire le rapport de progression. Pour plus d’information sur ce rapport, consultez notre texte sur ce sujet.architecte5

Lorsque vous serez rendu à la facturation, ces informations seront la base sur laquelle vous pourrez produire votre facture.

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Colonne 1 : Cette colonne permet d’inscrire le niveau d’avancement (contrairement au niveau de « progression », le niveau d’avancement est un niveau de réalisation des travaux qu’on communique au client. Ce dernier peut être différent du niveau de progression pour des motifs de stratégie d’affaires, de vente ou de gestion. Enjeu toujours sensible, le niveau d’avancement détermine la portion de travail à facturer sur le projet.

Exemple : Les plans sont prêts, mais il manque quand même quelques détails. Cependant, vous savez qu’ils sont assez complets pour les goûts du client. Le niveau d’avancement serait alors de 100 %, mais le niveau de progression serait plutôt de 90 % parce que vous savez qu’il reste encore des modifications à faire.  

Colonne 2 : Cette colonne vous affiche un résumé des montants des travaux complétés jusqu’à ce jour. Ce dernier fonctionne avec le niveau d’avancement.

Colonne 3 : Cette colonne vous présente les montants qui ont déjà été facturés. C’est très utile quand on envoie plusieurs factures au client et qu’on ne veut pas perdre le fil.

Colonne 4 : Cette colonne rassemble uniquement les montants qui seront facturés. Dans le cas présent, il manquait 25 % d’avancement sur la phase de projet définitif. Cela équivaut à 3 125 $ qui est facturé sur cette facture.

Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

By Calendrier, Configuration, Projets, Taux

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Vous ne facturez pas le même taux horaire pour un même service à tous vos clients?

Vous pouvez le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

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Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

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Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
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La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

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Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. 

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Exporter son agenda Collabox

By Agenda, Calendrier, Import et export des données, Trucs et astuces

Notre fonction de calendrier est bien pratique pour faire la gestion de vos rendez-vous. Par contre, on comprend que vous voulez peut-être rassembler à un même endroit tous vos rendez-vous. C’est pourquoi nous permettons l’exportation de l’agenda Collabox dans d’autres logiciels de calendrier comme celui de Google ou d’Apple.

Pour y arriver, il faut d’abord accéder à votre calendrier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône « Calendrier » située dans la barre de menu au haut de la page.Screen Shot 2016-03-16 at 09.31.28

Automatiquement, Collabox vous affiche la semaine en cours contenant tous vos rendez-vous. Pour transférer dans un autre logiciel de calendrier, cliquez sur le lien « Exporter l’agenda en format vCal » situé en bas à droite de la page. Collabox téléchargera une version de votre agenda dans un format compatible avec la plupart des logiciels de gestion de calendrier. 
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Une fois le fichier téléchargé, il ne reste plus qu’à l’ouvrir pour ensuite l’ajouter à vos autres calendriers. Habituellement, le logiciel que vous utilisez (celui d’Apple, Google ou Outlook) reconnaît automatiquement le fichier téléchargé et permet son importation. 

La feuille de temps espiègle

By Calendrier, Feuille de temps

Saviez-vous qu’il était possible de voir la feuille de temps de vos employés incognito? Vous pouvez même y apporter des modifications. Les feuilles de temps dont vous avez l’accès apparaissent dans un petit menu déroulant juste à côté de la vôtre.

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Vous pourrez donc regarder la feuille de temps de votre employé, voir sur quoi il travaille et à quel moment il prend ses pauses. REMARQUEZ le fond d’écran qui est maintenant gris et non blanc. C’est pour vous rappeler que vous n’êtes pas dans votre feuille de temps.

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La marche à suivre pour accéder à la feuille de temps d’un employé est simple. Vous n’avez qu’à suivre les quelques étapes suivantes.

Comment configurer la feuille de temps de vos employés


Il faut d’abord ouvrir le menu « Configuration » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.
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Ensuite, on doit accéder à la liste d’employés qui se situe dans la barre latérale gauche.

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En cliquant sur le nom d’un employé, vous ouvrirez sa fiche. Il faut ensuite aller dans l’onglet « Configuration avancée ».Sneaky Timesheet4


Enfin, sélectionnez le/les employé(s) qui auront accès à la feuille de temps. Si vous souhaitez être le seul à l’avoir, vous n’avez qu’à cocher votre nom dans la liste. 

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Et voilà! C’était facile, non? Maintenant, vous pouvez accéder à la feuille de temps de vos employés à leur insu pour faire du suivi. 

Tâches séquentielles

By Calendrier, Tâches

Screen Shot 2016-03-16 at 09.45.41Si vous êtes débordés et que vous voulez suivre vos livrables comme dans notre exemple, vous êtes au bon endroit! Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.) Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants. Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée. Cela permet ainsi d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles

Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».

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Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, il faut cliquer sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».

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La prochaine étape pour créer un gabarit de tâches séquentielles consiste à lui donner un nom et l’indiquer à l’endroit désigner à cet effet. Une fois que c’est réglé, on peut cliquer sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches dans le gabarit.

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Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit ou il sera vide.


Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est d’ajouter des tâches ou des rendez-vous à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre workflow sera sur pied.

Pour ajouter une nouvelle tâche


S’il s’agit d’un nouveau gabarit, il faut d’abord lui ajouter de nouvelles tâches en cliquant sur « Ajouter une tâche ».
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Lorsqu’on crée une nouvelle tâche, il faut complétant la fiche à l’écran en remplissant les champs. Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire.

Type de parent : Il peut s’agir d’une tâche ou d’un rendez-vous. Vous définissez donc le type de l’étape.
Étape parente : Ce menu déroulant vous permet de choisir le parent de l’étape que vous êtes en train de créer. Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.
Titre : Quel nom voulez-vous donner à votre tâche ou votre rendez-vous?
Temps prévu : Quel temps voulez-vous consacrer à cette tâche?
Intervalle : Temps entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant.
Coussin d’affichage : Période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.

Description : Cet espace vous permet d’écrire des informations plus précises sur la tâche à accomplir. Vous pouvez ainsi être certain que vos employés comprennent bien le travail à faire. 
Faire approuver par : Il est possible de désigner une personne responsable de valider que la tâche a été réalisée.
Priorité : Cette case permet de déterminer le niveau d’importance de la tâche. Vous inscrivez le nombre que vous voulez, mais gardez en tête que plus celui-ci est élevé, plus la tâche sera importante.
Famille : Rassemble, par couleur, les tâches similaires. Par exemple, vous pouvez mettre en rose tout ce qui touche à la comptabilité.

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Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur. Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet. Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants. Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.  
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Résumé des projets en 3 clics

By Projets

Feuille de temps 4.9On aime tous suivre nos projets. C’est pourquoi nous avons créé un rapport simple faisant le survol des heures travaillées. Le tout grâce au module feuille de temps. Lorsque vos employés entrent leurs heures, ils doivent inscrire le projet sur lequel ils travaillent. Lorsque les heures sont saisies dans Collabox, on peut produire un rapport identifiant quels projets retiennent vos employés. (Nous ne sommes toutefois pas responsables s’ils ne les ont pas entrées correctement.) Collabox vous permet ainsi de rassembler ces données dans un seul rapport en seulement trois clics.

Comment afficher le récapitulatif des projets

1er clic : Accéder à la section “Rapports” en cliquant sur l’icône dans la barre de menu du haut.
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2e clic : Dans la barre de gauche, vous avez les différentes options de création de rapports. Celui qui nous intéresse c’est « Projets ».
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3e clic : C’est le moment de choisir les options d’affichage du rapport. On peut indiquer la période de temps et, si l’on veut, un projet, un employé ou un service en particulier.
Feuille de temps 3Une fois les décisions prises, cliquez sur “Afficher le rapport” au bas de la page. Le petit icône avec le “x” juste au-dessus vous permettra de télécharger sur votre ordinateur le rapport sous la forme d’un fichier Excel.
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Le rapport produit vous donne donc le détail de chaque projet avec le personnel qui y a travaillé. Vous pouvez aussi voir le nombre d’heures facturé par projet.Feuille de temps 4

Il y a même un récapitulatif disponible au bas de la page pour voir d’un coup d’œil toutes les informations importantes. 

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Accélérer la saisie de ses journées

By Calendrier, Feuille de temps

Deux nouveaux boutons ont fait leur apparition dans la feuille de temps. Le premier « Copier la journée précédente » permet de copier la journée de la veille dans votre feuille de temps d’aujourd’hui. Évidemnent la veille d’un lundi, c’est le vendredi! Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille. Efficaces et faciles à modifier les nouvelles entrées sont des entrées normales, qu’on peut modifier ou supprimer sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En 10 clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps.

Deux conditions doivent être remplies pour voir ce bouton apparaître sous les commentaires de la feuille de temps : 1- avoir des entrées de feuille de temps saisies la veille et 2- ne pas avoir saisi d’entrées dans sa feuille de temps d’aujourd’hui.

Le deuxième bouton « Dupliquer cette entrée », copie dans la même journée, une entrée de temps (projet – service – commentaire). Un exemple d’utilisation : 2 sessions de travail sur le même projet la même journée : sélectionnez l’entrée (la petite barre deviendra rouge), le bouton « Dupliquer cette entrée » apparaîtra sous la note :

Feuille de temps : Service par défaut

By Calendrier, Feuille de temps

Voilà quelques temps que vous faites le suivi de vos heures travaillées avec la feuille de temps de Collabox et vous vous rendez compte que vous faites souvent le même type d’activité (de service pour utiliser le langage Collabox).

Sachez que Collabox vous permet de spécifier un service par défaut pour chacun de vos employés. De cette façon, la saisie du temps est plus rapide puisque le service est automatiquement sélectionné dans le menu de sélection de votre feuille de temps.

Pour spécifier un service par défaut, visiter la section Configuration -> Employés. Cliquez sur le nom de l’employé duquel vous souhaitez déterminer un service par défaut, puis rendez-vous dans l’onglet Services. sélectionnez Service par défaut vis-à-vis le service que vous exécutez la plupart du temps. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer


Page Affectation aux services de [nom de l’employé]

Et un clic de moins pour remplir votre feuille de temps!

Travailler sur des projets en soumission

By Calendrier, Feuille de temps

Lorsque vous ajoutez un projet dans votre Collabox, il est possible de spécifier l’état du projet:

  • Soumission
  • Soumission signée
  • Soumission rejetée
  • En production
  • En attente
  • Terminé et facturable
  • Facturé
  • Payé
  • Fermé
  • Inactif

Par défaut, le Collabox ne vous permet que d’entrer du temps sur des projets en production, mais il est très simple de permettre à votre équipe de saisir du temps sur les projets en soumission, par exemple, ou sur tout autre type de projet.

Pour ce faire, visitez la section Préférences -> Organisme. Vous trouverez dans l’onglet Projets, la liste des types de projets. Ne vous reste plus qu’à sélectionner les types de projets sur lesquels vous désirez permettre à votre équipe de saisir du temps.

Page Mise à jour de l’organisme

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