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Calendrier

Le calendrier de Collabox, outil de collaboration

Il a plusieurs fonctions qui permet de collaborer quotidiennement avec les membres de votre équipe, vos clients, vos contacts.

  1. gestion de vos rendez-vous
  2. gestion de vos tâches et échéanciers
  3. consultation des notes en lien avec rendez-vous
  4. partager les calendriers de vos collègues pour une meilleure gestion du temps
  5. gestion de la production par un calendrier de production
  6. gestion des feuilles de temps en lien avec vos rendez-vous

Affichage de l’agenda

By Agenda, Calendrier

Depuis longtemps, l’agenda Collabox vous permet de consulter les horaires de tous vos collègues dans le même tableau. Cependant, cela produisait beaucoup d’information à l’écran pour les plus grosses équipes. 

Nous avons donc créé deux boutons pour que vous puissiez choisir les utilisateurs que vous voulez voir s’afficher dans l’agenda :

  1. Les départements
  2. Le nouveau menu Utilisateurs affichés

Voyons cela de plus près.

Les départements se trouvent dans le menu déroulant Consulter le calendrier de, en haut à droite de l’écran. Vous pouvez donc choisir de ne voir les agendas que des employés d’un département en particulier.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Le nouveau menu Utilisateurs affichés se situe en haut à gauche de l’agenda. Vous pouvez voir des petites cases avec les initiales de vos employés à cet endroit. Pour sélectionner les employés dont vous souhaitez voir l’horaire, vous devez cocher les cases correspondant à leurs noms. Si vous voulez masquer l’horaire de certaines personnes, décochez-les tout simplement.

*Il se peut que le menu soit visible, mais pas les cases. Dans ce cas, cliquez directement sur Utilisateurs affichés, et vous verrez les cases apparaître juste au-dessous.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Note: Vous pouvez personnaliser les initiales des cases dans la fiche de vos employés s’il y a confusion entre certaines.

Supprimer des rendez-vous répétés

By Calendrier, Rendez-vous

L’ajout et la suppression de rendez-vous ponctuels à l’agenda n’a probablement plus de secrets pour vous, mais il en est peut-être autrement des rendez-vous répétés. Ces « rendez-vous répétés » sont une série de rendez-vous identiques qui se répètent selon une fréquence que vous définissez (jour, semaine, deux semaines, mois, an), jusqu’à une date de fin de la récurrence que vous aurez inscrite.

Pour supprimer quelques rendez-vous répétés sans effacer la série en entier, il faut effectuer quelques clics de plus que lorsque vous supprimez un rendez-vous ponctuel. C’est pourquoi nous vous proposons ici une marche à suivre en quatre étapes pour y parvenir sans grincer des dents.

1. Cliquez sur l’onglet Calendrier, situé dans le haut de la page d’accueil de votre Collabox.

2. Cliquez sur l’un des rendez-vous faisant partie de la série que vous voulez modifier.

3. Cliquez sur Rendez vous répété dans le menu en haut à gauche de la page. (Note : ce lien n’apparaît que si ce rendez-vous fait partie d’une série de rendez-vous répétés.)

4. Sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur le bouton Supprimer ces rendez-vous.

C’est tout, les modifications seront enregistrées!

Vous voulez créer des rendez-vous répétés? Consulter ce lien.

Créer des rendez-vous répétés

Banque d’heures accumulables

By Calendrier, Configuration, Employés, Feuille de temps

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés ? Collabox peut vous aider avec sa banque d’heures accumulables. Vous n’avez qu’à déterminer l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste. En effet, lorsque vos employés entrent leur information dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total effectué et s’il surpasse l’horaire habituel.

Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

Le calendrier de production

By Calendrier, Projets

Le calendrier de production. Ce rêve impossible de nombreuses compagnies est accessible grâce à Collabox! Un affichage simple vous présente les projets dus, le personnel affecté ainsi que le temps travaillé. 

Pour afficher le calendrier de production, ouvrez votre calendrier dans Collabox en cliquant sur l’icône Agenda au haut de la page. Ensuite, sélectionnez Projets dans le menu déroulant. N’oubliez pas de cliquer sur Ok!

Calendrier de production

Zoom sur la case d’une échéance de livraison de projet
Calendrier de production

Configuration des projets pour l'affichage du calendrier

Vous devez d’abord ouvrir ou créer un projet. Ensuite, indiquez la date de livraison du projet ainsi qu’un nombre d’heures maximal autorisé pour vos employés.

Page Mise à jour d’un projet

Cliquez sur l’onglet Affectations et sélectionnez les employés associés au projet.

Page Affectations au projet [nom du projet]

Et voilà ! Votre calendrier de production est né.

Vous consultez souvent votre calendrier de production? Créez-vous un raccourci pour y accéder rapidement!

Rappels de rendez-vous

By Calendrier, Rendez-vous

Vous avez un rendez-vous important dans votre calendrier et vous voulez être certain de ne pas l’oublier ? Collabox offre maintenant un service de rappels par courriel et SMS.

Choisissez le moment souhaité pour être notifié et voilà. Vous n’avez qu’à cliquer sur votre rendez-vous pour afficher les options de rappel. C’est simple comme bonjour.

Comment configurer les rappels

Vous ne voyez pas l’option de rappel dans vos rendez-vous? Il suffit de les configurer dans vos préférences. Pour ce faire, cliquez sur « Mes préférences » dans la barre latérale de gauche.

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Préférences avancées ».

Enfin, vous verrez la section « Notifications ». Sélectionnez celles que vous voulez et le tour est joué. Si l’option SMS est en gris, contactez-nous. Nous devons vous brancher sur le système.

Agenda, déplacer et transférer

By Agenda, Calendrier

Un tout nouvel affichage pour l’agenda arrive sur Collabox ! Des rendez-vous déplaçables et transférables en un clic, des affichages personnalisés par département et plus encore!

Nous avons produit deux petits vidéos qui vous montrent le nouvel agenda en action. Ils vous aideront à mieux comprendre les nouvelles possibilités qu’il permet.

Génial, n’est-ce pas ? On l’aime beaucoup nous aussi 😊 N’oubliez pas qu’il est toujours possible de cliquer sur un rendez-vous pour le modifier et lui ajouter une catégorie (couleur) pour le différencier.

Changer l'intervalle de l'agenda

L’intervalle de l’affichage est trop petit ou trop grand ? Pas de problème ! Un petit tour dans vos réglages et le tour est joué. Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale. 

Au bas de la page, vous verrez la ligne « Nouvel agenda – intervalle ». Choisissez ce qui vous convient et n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » bas de la page. 



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Maintenant que vous savez utiliser votre nouvel agenda, il est temps de l’organiser et de découvrir les catégories. Celles-ci sont utilisées pour démarquer vos différents rendez-vous, par exemple tout ce qui touche l’administration est en vert foncé et le social est en rose.

Pour modifier vos catégories, cliquez sur « Catégories (Familles) » dans la barre de navigation latérale.


Vous pouvez ensuite attitrer à chacune des couleurs une catégorie. Si les couleurs ne vous plaisent pas, changez-les ! La petite boîte vide à gauche de la couleur sert justement à entrer un nouveau code de couleur. Utilisez ce site pour choisir une couleur et obtenir son code.


Gestion des ressources

By Agenda, Calendrier, Configuration, Ressources

Vous avez une salle de conférence, mais vous ne savez jamais quand elle est utilisée? Collabox permet de gérer vos différentes ressources, quelles qu’elles soient. Ainsi, vous pouvez suivre l’utilisation des salles de conférence, des projecteurs, des caméras, etc. Le tout présenté dans un calendrier pratique.

Voici comment:

1- Ouvrez votre calendrier.

2- Cliquez sur le menu déroulant « Consulter le calendrier de : » et sélectionnez la ressource que vous voulez connaître les disponibilités. Si vous souhaitez plutôt connaître l’horaire de toutes les ressources, cliquez sur « Toutes les ressources ». N’oubliez pas de cliquer sur « ok » pour faire afficher l’agenda.

Que faire si l'option n'est pas là?

3- Il est possible que vous ne puissiez pas voir l’horaire des réservations. Pour l’activer, accédez au menu de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

4- Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale gauche.

5- Sélectionnez votre nom ou celui de l’employé souhaitant avoir accès à l’horaire de réservation des ressources. Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

6- Enfin, cochez l’option « Réservation de ressources » dans la section agenda.

Le nom d’un local a changé ou vous souhaitez ajouter une ressource? Suivez les étapes ci-dessous pour y arriver.

Comment ajouter/modifier les ressources?

1- Accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation dans le haut de la page.

2- Cliquez ensuite sur « Ressources » dans la barre latérale de gauche.

3- Si vous souhaitez ajouter une ressource, cliquez sur « Ajouter une ressource ». Remplissez les informations et sauvegardez la fiche.

4- Si vous souhaitez plutôt en modifier une, cliquez sur son nom. Vous pourrez ensuite modifier les éléments de la fiche de la ressource.

À partir de cet écran, il est aussi possible de réserver une ressource (en cliquant « Réserver ») ou bien d’afficher son horaire d’utilisation (cliquez sur « Afficher l’horaire »).

Vous pouvez même profiter de cet outil de gestion pour maximiser les ressources de votre entreprise! Pourquoi ne pas louer votre salle de conférence qui passe la majorité de son temps vide? Votre équipe a diminué et vous avez des locaux vacants? Plusieurs jeunes entrepreneurs recherchent des espaces de travail à louer à l’heure ou à la journée. Profitez-en!

Suivi des séquences en cours

By Calendrier, Tâches

Les tâches séquentielles offrent à une équipe un outil précieux. Cependant, il n’est pas toujours facile d’être au courant de tout ce qui se passe, surtout quand notre entreprise travaille sur plusieurs fronts simultanément. C’est ici que vient à la rescousse la fonction « Séquences en cours »! Cette petite fonction, disponible dans Collabox, permet de voir d’un coup d’œil l’avancement des différentes séquences de tâches. Ainsi, vous pouvez connaître, en quelques clics, le nombre de tâches complétées, si le projet est en retard ou non et le pourcentage d’achèvement du projet. Des informations précieuses qui peuvent vous donner un bon coup de pouce. Suivez les instructions plus bas pour utiliser l’outil.

Cliquez d’abord sur « Séquences en cours » sous l’onglet « Tâches » dans la barre latérale.

Vous pouvez donc voir, en un coup d’œil, toutes les séquences de tâches actives de votre compagnie. Le tableau récapitulatif vous renseigne aussi sur les gabarits de tâches utilisés, le nombre de tâches complétées, le niveau d’avancement du projet et s’il est à jour ou en retard. En cliquant sur un projet en particulier, vous accédez aux détails de ce projet.

Vous pouvez maintenant consulter l’état du projet sur lequel vous avez cliqué. Il vous affiche l’échéance des différentes étapes, mais aussi quels segments ont été complétés, à qui est affecté la tâche et le niveau d’avancement de celle-ci.

Feuille de temps géolocalisée

By Calendrier, Feuille de temps

Une nouvelle fonctionnalité vient de faire son apparition dans le Collabox : la géolocalisation de la feuille de temps! Cet ajout permet de connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures. Cet outil de contrôle est super pratique pour savoir si le petit retardataire du bureau entre ses heures encore dans l’autobus ou bien au bureau. 

Comment activer ou désactiver la géolocalisation?

Que vous souhaitiez activer ou désactiver cette option pour votre organisme, le chemin est le même, vous n’aurez qu’à cocher ou non la case. Pour y arriver, vous devez afficher les réglages de l’organisme en cliquant sur « Organisme ».

Organisme

Pour activer la fonction, il ne reste qu’à cocher sur la case « Géolocalisation des feuilles de temps ». Par contre, il ne faut pas oublier d’enregistrer les modifications!
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Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées. 

Pour avoir accès au rapport, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » dans la barre de navigation au haut de la page. 

Ensuite, vous devez au moins choisir une option dans la catégorie « Rapport par employés » comme « Inclure le détail des heures » dans l’exemple ci-dessous. N’oubliez pas de cocher « Inclure la géolocalisation »! 

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Voici un exemple de rapport par employés des entrées de la feuille de temps. Comme vous pouvez voir dans la colonne à droite, les entrées avec une géolocalisation possèdent un lien de localisation.
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Si vous cliquez sur lien, vous verrez la position d’où a été faite l’entrée sur la carte.

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Feuille de temps mobile

By Calendrier, Feuille de temps

Après le nouvel affichage des contacts sur cellulaire, on continue et on optimise la feuille de temps. En effet, elle s’est refait une beauté lorsque vous êtes sur votre cellulaire. Sur la route, au restaurant ou en réunion, il n’a jamais été aussi facile d’entrer vos heures dans la feuille de temps. Fini l’époque où vous oubliez de comptabiliser vos heures, Collabox s’en charge pour vous. 

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