Abonnez-vous :
Catégories

Calendrier

Le calendrier de Collabox, outil de collaboration

Il a plusieurs fonctions qui permet de collaborer quotidiennement avec les membres de votre équipe, vos clients, vos contacts.

  1. gestion de vos rendez-vous
  2. gestion de vos tâches et échéanciers
  3. consultation des notes en lien avec rendez-vous
  4. partager les calendriers de vos collègues pour une meilleure gestion du temps
  5. gestion de la production par un calendrier de production
  6. gestion des feuilles de temps en lien avec vos rendez-vous

Rapport de suivi de projet

By Projets, Rapports

Ce rapport vous donne beaucoup d’informations pour suivre vos projets à plusieurs niveaux et vous donner des indicateurs de performance de plusieurs types.

Pour obtenir des données significatives dans ce rapport il faut effectuer plusieurs éléments avec votre Collabox: 1- faire la facturation 2- faire vos offres de services 3- suivre vos projets et les feuilles de temps qui y sont liées.

Vous avez plusieurs options d’affichage, selon vos besoins: par chargés de projet/ par projets/par types de projets. Vous pouvez choisir une période. Vous pouvez aussi choisir de filtrer par dates de livraison ou par dates de transactions.

Les 6 outils pour gérer vos projets

By Configuration, Projets

Je résume ici les 6 différents outils qui permettent d’obtenir des indicateurs plus précis pour gérer les projets selon vos besoins.

1- le Rapport de gestion par projet

Il fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets: 

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc.

2- Le Rapport de charge d’affectation 

2a) par projets

2b) par employés affectés

3- Le calendrier de production   

4- Liste des projets

5- Le rapport de progression  

6- Le rapport de suivi de projets

Rapport évolué et détaillé (infos financières, temps, %, etc). Celui-là c’est le top! mais il faut bien saisir les informations dans le Collabox et produire les offres de services et les factures dans le Collabox.

Horodateur

By Calendrier

Notre horodateur permet aux employés sur la route ou travaillant à l’extérieur de l’entreprise de saisir leur temps simplement. Il est facile à utiliser sur un téléphone intelligent ou sur une tablette.


Collabox_horodateur
L’horodateur sans temps saisi

Collabox_horodateur_poinçon
L’horodateur lorsqu’on poinçonne son temps.

Collabox_horodateur_rapport
Le rapport qui permet de comptabiliser les heures par employés ou départements

L’horodateur est disponible par abonnement mensuel. Le coût est par utilisateur.

Contactez-nous si vous désirez vous abonner: 418 907-9274, poste 120

Afficher ou cacher des familles dans le calendrier

By Calendrier

Afficher ou cacher des familles dans le calendrier
Parfois, notre calendrier est assez chargé et on veut être au courant de tout ce qui se passe dans notre organisation. 
Parfois, on voudrait cacher certaines catégories pour avoir une vue d’ensemble plus épurée.  
Nous avons donc ajouté une nouvelle fonctionnalité qui est une case à cocher pour choisir les familles qui vous conviennent.
Voici comment l’utiliser:
1- Tout d’abord accéder à votre fonction  » Agenda » dans le menu de gauche et cliquer sur la fonction Catégories (famille).
2- A droite,dans la colonne qui s’intitule « optionnelles »,  cocher les catégories que vous désirez voir s’afficher dans votre calendrier.


3- Les familles optionnelles vont s’afficher dans le haut du calendrier. Vous pouvez les cacher ou les afficher, vos cookies conservent vos préférences.


Deux types d’agenda

By Agenda, Calendrier

Deux types d’agenda dans Collabox

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe deux types d’agenda dans Collabox: l’agenda horizontal et l’agenda vertical. Mais quelles sont leurs particularités? Leurs similarités?

Agenda vertical

Avec cet agenda, vous pouvez facilement planifier des rencontres avec vos collègues, puisque qu’il affiche vos horaires en parallèle. Ce modèle ressemble beaucoup aux calendriers d’Outlook et de Google, avec les heures disposées de façon verticale.

Pour voir les horaires de tous les employés, sélectionnez ce choix dans le menu déroulant « Consulter le calendrier de ». Dans le haut de l’agenda, vous verrez des sous-divisions avec les initiales de chacun des employés, pour chaque jour.

Exemple d’agenda vertical

Agenda horizontal

C’est un modèle un peu particulier disposé en gros blocs. Les jours se retrouvent en haut de l’agenda, à l’horizontal. Il n’y a pas de division pour les heures; les blocs de rendez-vous ont tous la même dimension. C’est un type d’horaire que les employeurs apprécient particulièrement pour gérer un garage ou un centre de réparations, par exemple. L’accent est réellement mis sur les rendez-vous eux-mêmes. 

Exemple d’agenda horizontal

Similarités en rafale

  • Si vous avez un agenda Google, bonne nouvelle! Il est compatible avec l’agenda Collabox et vous avez la possibilité de l’y importer pour voir tous vous rendez-vous au même endroit.
  • Vos collègues peuvent visualiser vos rendez-vous dans leur propre agenda lorsque vous leur en donnez l’autorisation. Pour ce faire, visitez vos configurations avancées. +++ c’est bien ça?
  • Envie de changer de type d’agenda? Pas de problème! Téléphonez-nous et nous ferons le changement immédiatement. Toutes les données sont compatibles, alors vous pourrez changer d’un agenda à l’autre sans craindre de perdre d’informations importantes!
  • Belle nouveauté: les deux modèles sont rendus « drag and drop », c’est-à-dire que pour déplacer un rendez-vous, vous n’avez qu’à cliquer sur la case et glisser jusqu’à sa nouvelle destination. Aussi simple que cela!

Des questions? Contactez-nous!

Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

By Agenda, Calendrier, Feuille de temps

 Feuilles de temps et agenda, une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups en inscrivant vos rendez-vous à l’agenda et dans votre feuille de temps simultanément! Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, vous n’avez qu’à créer un rendez-vous dans votre agenda, comme à l’habitude.

Page Ajout d’un rendez-vous

Enregistrez-le. Vous serez automatiquement redirigé vers votre agenda. Ensuite, cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Agenda de Collabox

Tout en bas de la page, vous verrez le bouton Créer une feuille de temps. Cliquez dessus.
* Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous dans le futur. L’événement doit absolument être terminé.

Page Mise à jour d’un rendez-vous

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires.

Page Feuille de temps

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Des questions? Contactez-nous!

Rapport de gestion par projets

By Projets, Rapports

La gestion par projets est essentielle pour contrôler vos opérations. Il devient donc essentiel d’obtenir des rapports qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble ou détaillée sur le temps que les membres de vos équipes consacre aux différentes actions pour une période donnée.  Voici donc un aperçu…

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets: 

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

Les types de feuilles de temps

By Calendrier, Feuille de temps

Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuilles de temps :

  1. Feuille de temps standard
  2. Feuille de temps techno
  3. Feuille de temps hebdomadaire
  4. Feuille de temps express

Nous vous offrons un petit survol de leurs différentes caractéristiques afin que vous trouviez votre préférée.

1. La feuille de temps standard

Cette feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faire un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

2. La feuille de temps techno

Ce modèle de feuille de temps offre un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

3. La feuille de temps hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

4. La feuille de temps express

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée.

Feuille de temps express

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.


Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

L’agenda personnalisé des garagistes

By Agenda, Calendrier

Avez-vous un garage ou un atelier de mécanique? Nous avons créé un outil parfait pour vous! Collabox a conçu, en collaboration avec Boost Groupe Conseil (www.boost.ca), un agenda spécialement adapté à votre secteur d’activité que l’on appelle l’« agenda Boost ». Cet agenda vous permet d’inscrire des rendez-vous et de voir tous les rendez-vous que vous et vos collègues avez fixés. L’agenda s’affiche au jour, à la semaine ou au mois. Regardez un peu comment nos clients utilisent cet outil :


Exemple d’agenda à la semaine d’un garagiste

Vous pouvez remarquer dans les exemples d’agenda que les équipes utilisent des codes de couleurs pour mieux catégoriser leurs rendez-vous et savoir où elles sont rendues dans leur travail. Vous observerez aussi que les rendez-vous peuvent s’étaler sur plus d’une journée si nécessaire. Dans l’exemple qui suit, l’affichage de l’agenda est au jour. Vous pouvez y voir les rendez-vous de chacun des employés, leur temps de dîner et les changements importants à l’horaire qui sont inscrits dans des cases rouges (vacances, absences, etc.).
Petite nouveauté que nos clients adorent : les rendez-vous se déplacent maintenant avec la fonction « cliquer-glisser » (« drag and drop »). C’est très pratique quand on est pressé!

Exemple d’agenda à la semaine

L’agenda Boost est très simple à utiliser. Chaque case de rendez-vous est cliquable et elle vous permet d’accéder aux informations détaillées pour les modifier ou les consulter, tout simplement.

Exemple 1
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Comme vous le voyez, le formulaire pour créer ou mettre à jour un rendez-vous a déjà des champs définis pour y entrer l’information détaillée du rendez-vous. Nous pouvons toutefois le personnaliser en fonction de vos besoins.  Vous utilisez plusieurs portes de garage et voulez les inscrire? Le kilométrage? Le statut de vente? Pas de problème, on s’en charge! Voici l’exemple d’un formulaire que nous avons modifié pour un autre client :

Exemple 2
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Les possibilités sont sans limites! Vous pouvez compter sur l’équipe de Collabox pour vous offrir un service rapide et personnalisé. 

Liste des tâches

By Calendrier, Tâches

Les tâches que vous créez dans Collabox sont toutes répertoriées dans une liste détaillée que l’on appelle la liste des tâches. Vous y voyez la tâche, sa priorité, les employés affectés, le temps prévu, le pourcentage de réalisation, le nom du projet et la date d’échéance.

Nous avons ajouté un menu déroulant au bas de la page Liste des tâches qui vous permet de modifier la date d’échéance d’une tâche ou d’ajouter une tâche à l’agenda. Voici comment ça fonctionne.

Vous devez, évidemment, vous rendre sur la page Liste des tâches en cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Collabox.

Menu de gauche, onglet Tâches

Si vous souhaitez modifier la date d’échéance de certaines tâches, cochez-les avec la case située à leur gauche dans la liste, puis sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant. Par défaut, la date du jour même sera sélectionnée. Vous pouvez toutefois la modifier et changer l’heure inscrite. N’oubliez pas de cliquer sur Ok, pour enregistrer vos modifications.

Option Modifier la date d’échéance du menu déroulant
Page Liste des tâches

Si vous voulez ajouter des tâches à l’agenda, cochez les cases qui leur sont associées et sélectionnez l’option Ajouter les tâches à l’agenda dans le menu déroulant. Vous devez indiquer combien d’heures avant la date de fin la tâche s’affichera dans l’agenda. Cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.

Option Ajouter les tâches à l’agenda du menu déroulant
Page Liste des tâches

Quand vous retournerez dans votre agenda, vous verrez bel et bien les tâches que vous y aurez rajoutées.

Exemple de nouvelles tâches ajoutées à l’agenda

Abonnez-vous à notre infolettre: