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Calendrier

Le calendrier de Collabox, outil de collaboration

Il a plusieurs fonctions qui permet de collaborer quotidiennement avec les membres de votre équipe, vos clients, vos contacts.

  1. gestion de vos rendez-vous
  2. gestion de vos tâches et échéanciers
  3. consultation des notes en lien avec rendez-vous
  4. partager les calendriers de vos collègues pour une meilleure gestion du temps
  5. gestion de la production par un calendrier de production
  6. gestion des feuilles de temps en lien avec vos rendez-vous

Feuille de temps – Accélérer la saisie de ses journées

By Calendrier, Efficacité, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning)

Il est possible d’accélérer la saisie de la feuille de temps pour tous les employés avec ces trois options.

  • Copier la journée précédente
  • Dupliquer une entrée
  • Ajouter des heures à une date ultérieure

Copier la journée précédente

Cette option permet de copier la journée de la veille dans votre feuille de temps d’aujourd’hui. Évidement la veille d’un lundi, c’est le vendredi! Cette fonctionnalité est pensée pour vous faciliter la vie : elle copie l’entrée et les sélections des projets, heures de début, heure de fin et commentaires de toutes les entrées de temps de la veille.

Efficaces et faciles à modifier les nouvelles entrées sont des entrées normales, qu’on peut modifier ou supprimer sans conséquence. Parfait pour les comptables en missions d’une semaine, ou pour celui qui revient de 2 semaines de vacances. En quelques clics, il peut mettre à jour sa feuille de temps.

 
Deux conditions doivent être remplies pour voir ce bouton apparaître sous les commentaires de la feuille de temps : 1- avoir des entrées de feuille de temps saisies la veille et 2- ne pas avoir saisi d’entrées dans sa feuille de temps d’aujourd’hui.

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Dupliquer cette entrée

La deuxième façon d’accélérer la saisie de votre feuille de temps est d’utiliser l’option de « Dupliquer une entrée ». Cela copie, dans la même journée, une entrée de temps (projet – service – commentaire). Un exemple d’utilisation : 2 sessions de travail sur le même projet la même journée : sélectionnez l’entrée (la petite barre deviendra rouge), le bouton « Dupliquer cette entrée » apparaîtra sous la note :

Saisie d’une feuille de temps : date ultérieure

Il est possible de remplir des feuilles de temps pour des dates ultérieures, par exemple pour les congés à venir. Chaque employé peut facilement accéder à cette fonction. Mais d’abord, une petite configuration s’impose!

Premièrement, sélectionnez « Organisme » dans l’onglet Préférences du menu principal, en bas à gauche de votre écran.

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Emplacement de l'onglet "Organisme" dans le menu principal

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Parmi les options qui s’offrent à vous, choisissez l’onglet « Infos ».

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Vue du menu "Infos"

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Puis, veuillez sélectionner l’option « Permettre le remplissage de feuilles de temps pour les dates ultérieures ». Le tour est joué!

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Case à cocher

La feuille de temps Collabox, un avantage net pour la gestion de votre entreprise!

maximiser et prioriser les bonnes taches

Tâches séquentielles

By Calendrier, Efficacité, Employés, Projets, Tâches

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles ?

Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider grâce aux tâches séquentielles. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.)

Les tâches parents et enfants

Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants.

Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée.

Ainsi, cela permet d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.

Workflow-Flux-de-travail

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles

Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de suivre ces étapes:

Cliquez d’abord sur l’icône « Configuration » dans la barre supérieure.Barre supérieur - CONGIGURATION

Ensuite, sélectionnez « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».

Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».Barre latérale - TACHES

Donnez un nom à votre gabarit, puis enregistrez.

Nom du gabarit

Une fois que c’est réglé, dirigez-vous sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches en cliquant sur le lien « Ajouter une tâche ».Ajouter une tâche

Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit à compléter:

  • Titre 
  • Temps prévu 
  • Employés affectés à la tâche
  • Intervalle
  • Coussin d’affichage

Info à remplir
Créer la tâche parent

Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est créer la « tâche parent » et d’ajouter des « tâches enfants » ou des « rendez-vous » à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre Workflow sera sur pied.

Important: il ne faut pas mettre ni d’intervalle ni de coussin d’affichage pour la tâche parent.

Intervalle : C’est le temps qui doit se passer entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant.
Coussin d’affichage : C’est la période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.

Voici à quoi devrait ressembler un formulaire de création d’une tâche parent:Création tâche parent

 

Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire :

Créer une tâche enfant

Pour créer des « tâches enfants » il faut cliquer sur « Ajouter une tâche » tout simplement et ensuite lui attitrer une « Étape parente », ainsi que le « temps prévu », un « intervalle » et un « coussin d’affichage ».

Exemple

Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur.

Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet.

Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants.

Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.  

Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.

Liste des étapes séquentielles du Gabarit pour mélange de poisson Mélange de poisson
 

Rapport de suivi de projet

By Efficacité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte, Projets, Rapports

Le rapport de suivi de projet donne plusieurs informations en temps réel pour bien gérer vos affaires, ainsi que des indicateurs de performance. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox, comme les offres de services, les feuilles de temps et la facturation.

Produire le rapport de suivi de projet

D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».

Onglet Rapports dans le menu principal

Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport suivi projets » dans le menu gris de gauche.

Onglet Rapport suivi projets dans le menu de gauche

Plusieurs options d’affichage s’offrent maintenant à vous. Selon vos besoins, filtrez votre recherche par chargé de projet, par projet ou encore par type de projet. Vous pouvez aussi indiquer une date de livraison ou les dates de transactions. Il est possible de ne rien sélectionner et d’obtenir l’ensemble des projets au même endroit.

Options d'affichage du rapport de suivi de projets

Maintenant, affichez votre rapport et analysez vos résultats! Vous pouvez personnaliser l’interface en retirant certaines colonnes ou en modifiant vos choix d’affichage. Le rapport vous indique le statut, le montant signé provenant de l’offre de services, le montant déjà facturé au client, les coûts défrayées pour le projet, les heures travaillées, etc.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et nous répondrons avec plaisir à vos questions. info@collabox.com ou 418.907.9274

Les 6 outils pour gérer vos projets

By Configuration, Projets

Voici les 6 différents outils qui permettent d’obtenir des indicateurs plus précis pour gérer les projets selon vos besoins.

1- le Rapport de gestion par projet

C’est le rapport tout pensé pour gérer vos projets. Il fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir :

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc.

2- Le Rapport de charge d’affectation 

La charge d’affectation a un volet lié directement au projet. Elle a aussi un volet associé aux employés. Ainsi, vous pouvez constater qui travaille le plus sur un projet, et qui possède la plus grande charge de travail en termes de quantité de projets. Au besoin, vous pouvez réorganiser les affectations pour optimiser le rendement.

2A – Par projet

2B – Par employé affecté

3- Le calendrier de production  

Le calendrier de production est votre outil idéal qui rassemble à la fois les échéances, mais également le nombre d’heures restant sur vos projets. Les dépassements d’heures sont visibles en un coup d’oeil. 

4- Liste des projets

La liste des projets vous permet de visualiser l’ensemble des travaux en cours. De plus, vous pouvez observer les projets par leur état d’avancement, par exemple seulement les projets « en soumission » ou encore « en production ».

5- Le rapport de progression

Le rapport de progression du Collabox vous assure un suivi du budget et vous évite les mauvaises surprises!

6- Le rapport de suivi de projets

Ce rapport est évolué et détaillé (infos financières, temps, %, etc). Celui-là c’est le top! Mais, pour l’utiliser, il faut absolument produire les offres de services et les factures par le Collabox.

Afficher ou cacher des familles dans le calendrier

By Calendrier

Afficher ou cacher des familles dans le calendrier
Parfois, notre calendrier est assez chargé et on veut être au courant de tout ce qui se passe dans notre organisation. 
Parfois, on voudrait cacher certaines catégories pour avoir une vue d’ensemble plus épurée.  
Nous avons donc ajouté une nouvelle fonctionnalité qui est une case à cocher pour choisir les familles qui vous conviennent.
Voici comment l’utiliser:
1- Tout d’abord accéder à votre fonction  » Agenda » dans le menu de gauche et cliquer sur la fonction Catégories (famille).
2- A droite,dans la colonne qui s’intitule « optionnelles »,  cocher les catégories que vous désirez voir s’afficher dans votre calendrier.


3- Les familles optionnelles vont s’afficher dans le haut du calendrier. Vous pouvez les cacher ou les afficher, vos cookies conservent vos préférences.


Deux types d’agenda

By Agenda, Calendrier

Deux types d’agenda dans Collabox

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe deux types d’agenda dans Collabox: l’agenda horizontal et l’agenda vertical. Mais quelles sont leurs particularités? Leurs similarités?

Agenda vertical

Avec cet agenda, vous pouvez facilement planifier des rencontres avec vos collègues, puisque qu’il affiche vos horaires en parallèle. Ce modèle ressemble beaucoup aux calendriers d’Outlook et de Google, avec les heures disposées de façon verticale.

Pour voir les horaires de tous les employés, sélectionnez ce choix dans le menu déroulant « Consulter le calendrier de ». Dans le haut de l’agenda, vous verrez des sous-divisions avec les initiales de chacun des employés, pour chaque jour.

Exemple d’agenda vertical

Agenda horizontal

C’est un modèle un peu particulier disposé en gros blocs. Les jours se retrouvent en haut de l’agenda, à l’horizontal. Il n’y a pas de division pour les heures; les blocs de rendez-vous ont tous la même dimension. C’est un type d’horaire que les employeurs apprécient particulièrement pour gérer un garage ou un centre de réparations, par exemple. L’accent est réellement mis sur les rendez-vous eux-mêmes. 

Exemple d’agenda horizontal

Similarités en rafale

  • Si vous avez un agenda Google, bonne nouvelle! Il est compatible avec l’agenda Collabox et vous avez la possibilité de l’y importer pour voir tous vous rendez-vous au même endroit.
  • Vos collègues peuvent visualiser vos rendez-vous dans leur propre agenda lorsque vous leur en donnez l’autorisation. Pour ce faire, visitez vos configurations avancées. +++ c’est bien ça?
  • Envie de changer de type d’agenda? Pas de problème! Téléphonez-nous et nous ferons le changement immédiatement. Toutes les données sont compatibles, alors vous pourrez changer d’un agenda à l’autre sans craindre de perdre d’informations importantes!
  • Belle nouveauté: les deux modèles sont rendus « drag and drop », c’est-à-dire que pour déplacer un rendez-vous, vous n’avez qu’à cliquer sur la case et glisser jusqu’à sa nouvelle destination. Aussi simple que cela!

Des questions? Contactez-nous!

Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

By Agenda, Calendrier, Feuille de temps

Une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups et utilisez l’agenda et la feuille de temps simultanément! Transformez votre rendez-vous en feuille de temps. Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, créez un rendez-vous dans votre agenda à partir du menu sur votre gauche.

Puis, ajoutez les informations clés dont le titre, le projet, le service et les heures de début et de fin du rendez-vous.

Vous serez automatiquement redirigé vers votre calendrier.

Transformer son rendez-vous de l’agenda en feuille de temps

Cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Ensuite, défilez la page jusqu’en bas. Sélectionnez « Créer une feuille de temps ». 

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires. 

Veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous à venir. Ce dernier doit être terminé.

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Finalement, utilisez l’agenda pour vos feuilles de temps, c’est simple et rapide!

Des questions? Contactez-nous!

Rapport de gestion par projets

By Projets, Rapports

La gestion par projets est essentielle pour contrôler vos opérations. Il devient donc essentiel d’obtenir des rapports qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble ou détaillée sur le temps que les membres de vos équipes consacre aux différentes actions pour une période donnée.  Voici donc un aperçu…

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets: 

  • factures
  • déboursés
  • salaires
  • heures
  • ressources
  • bons de commande
  • budget restant
  • etc

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

L’agenda personnalisé des garagistes

By Agenda, Calendrier

Avez-vous un garage ou un atelier de mécanique? Nous avons créé un outil parfait pour vous! Collabox a conçu, en collaboration avec Boost Groupe Conseil (www.boost.ca), un agenda spécialement adapté à votre secteur d’activité que l’on appelle l’« agenda Boost ». Cet agenda vous permet d’inscrire des rendez-vous et de voir tous les rendez-vous que vous et vos collègues avez fixés. L’agenda s’affiche au jour, à la semaine ou au mois. Regardez un peu comment nos clients utilisent cet outil :


Exemple d’agenda à la semaine d’un garagiste

Vous pouvez remarquer dans les exemples d’agenda que les équipes utilisent des codes de couleurs pour mieux catégoriser leurs rendez-vous et savoir où elles sont rendues dans leur travail. Vous observerez aussi que les rendez-vous peuvent s’étaler sur plus d’une journée si nécessaire. Dans l’exemple qui suit, l’affichage de l’agenda est au jour. Vous pouvez y voir les rendez-vous de chacun des employés, leur temps de dîner et les changements importants à l’horaire qui sont inscrits dans des cases rouges (vacances, absences, etc.).
Petite nouveauté que nos clients adorent : les rendez-vous se déplacent maintenant avec la fonction « cliquer-glisser » (« drag and drop »). C’est très pratique quand on est pressé!

Exemple d’agenda à la semaine

L’agenda Boost est très simple à utiliser. Chaque case de rendez-vous est cliquable et elle vous permet d’accéder aux informations détaillées pour les modifier ou les consulter, tout simplement.

Exemple 1
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Comme vous le voyez, le formulaire pour créer ou mettre à jour un rendez-vous a déjà des champs définis pour y entrer l’information détaillée du rendez-vous. Nous pouvons toutefois le personnaliser en fonction de vos besoins.  Vous utilisez plusieurs portes de garage et voulez les inscrire? Le kilométrage? Le statut de vente? Pas de problème, on s’en charge! Voici l’exemple d’un formulaire que nous avons modifié pour un autre client :

Exemple 2
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Les possibilités sont sans limites! Vous pouvez compter sur l’équipe de Collabox pour vous offrir un service rapide et personnalisé. 

Liste des tâches

By Calendrier, Tâches

Les tâches que vous créez dans Collabox sont toutes répertoriées dans une liste détaillée que l’on appelle la liste des tâches. Vous y voyez la tâche, sa priorité, les employés affectés, le temps prévu, le pourcentage de réalisation, le nom du projet et la date d’échéance.

Nous avons ajouté un menu déroulant au bas de la page Liste des tâches qui vous permet de modifier la date d’échéance d’une tâche ou d’ajouter une tâche à l’agenda. Voici comment ça fonctionne.

Vous devez, évidemment, vous rendre sur la page Liste des tâches en cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Collabox.

Menu de gauche, onglet Tâches

Si vous souhaitez modifier la date d’échéance de certaines tâches, cochez-les avec la case située à leur gauche dans la liste, puis sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant. Par défaut, la date du jour même sera sélectionnée. Vous pouvez toutefois la modifier et changer l’heure inscrite. N’oubliez pas de cliquer sur Ok, pour enregistrer vos modifications.

Option Modifier la date d’échéance du menu déroulant
Page Liste des tâches

Si vous voulez ajouter des tâches à l’agenda, cochez les cases qui leur sont associées et sélectionnez l’option Ajouter les tâches à l’agenda dans le menu déroulant. Vous devez indiquer combien d’heures avant la date de fin la tâche s’affichera dans l’agenda. Cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.

Option Ajouter les tâches à l’agenda du menu déroulant
Page Liste des tâches

Quand vous retournerez dans votre agenda, vous verrez bel et bien les tâches que vous y aurez rajoutées.

Exemple de nouvelles tâches ajoutées à l’agenda

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