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Afficher ou cacher des familles dans le calendrier

By Calendrier

Afficher ou cacher des familles dans le calendrier
Parfois, notre calendrier est assez chargé et on veut être au courant de tout ce qui se passe dans notre organisation. 
Parfois, on voudrait cacher certaines catégories pour avoir une vue d’ensemble plus épurée.  
Nous avons donc ajouté une nouvelle fonctionnalité qui est une case à cocher pour choisir les familles qui vous conviennent.
Voici comment l’utiliser:
1- Tout d’abord accéder à votre fonction ” Agenda” dans le menu de gauche et cliquer sur la fonction Catégories (famille).
2- A droite,dans la colonne qui s’intitule “optionnelles”,  cocher les catégories que vous désirez voir s’afficher dans votre calendrier.

3- Les familles optionnelles vont s’afficher dans le haut du calendrier. Vous pouvez les cacher ou les afficher, vos cookies conservent vos préférences.

Aperçu des deux types d’agenda

By Agenda, Calendrier

Deux types d’agenda dans Collabox

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe deux types d’agenda dans Collabox: l’agenda horizontal et l’agenda vertical. Mais quelles sont leurs particularités? Leurs similarités?

Agenda vertical

Avec cet agenda, vous pouvez facilement planifier des rencontres avec vos collègues, puisque qu’il affiche vos horaires en parallèle. Ce modèle ressemble beaucoup aux calendriers d’Outlook et de Google, avec les heures disposées de façon verticale.

Pour voir les horaires de tous les employés, sélectionnez ce choix dans le menu déroulant « Consulter le calendrier de ». Dans le haut de l’agenda, vous verrez des sous-divisions avec les initiales de chacun des employés, pour chaque jour.

Exemple d’agenda vertical

Agenda horizontal

C’est un modèle un peu particulier disposé en gros blocs. Les jours se retrouvent en haut de l’agenda, à l’horizontal. Il n’y a pas de division pour les heures; les blocs de rendez-vous ont tous la même dimension. C’est un type d’horaire que les employeurs apprécient particulièrement pour gérer un garage ou un centre de réparations, par exemple. L’accent est réellement mis sur les rendez-vous eux-mêmes. 

Exemple d’agenda horizontal

Similarités en rafale

  • Si vous avez un agenda Google, bonne nouvelle! Il est compatible avec l’agenda Collabox et vous avez la possibilité de l’y importer pour voir tous vous rendez-vous au même endroit.
  • Vos collègues peuvent visualiser vos rendez-vous dans leur propre agenda lorsque vous leur en donnez l’autorisation. Pour ce faire, visitez vos configurations avancées. +++ c’est bien ça?
  • Envie de changer de type d’agenda? Pas de problème! Téléphonez-nous et nous ferons le changement immédiatement. Toutes les données sont compatibles, alors vous pourrez changer d’un agenda à l’autre sans craindre de perdre d’informations importantes!
  • Belle nouveauté: les deux modèles sont rendus « drag and drop », c’est-à-dire que pour déplacer un rendez-vous, vous n’avez qu’à cliquer sur la case et glisser jusqu’à sa nouvelle destination. Aussi simple que cela!

Des questions? Contactez-nous!

Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

By Agenda, Calendrier, Feuille de temps

Feuilles de temps et agenda, une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups en inscrivant vos rendez-vous à l’agenda et dans votre feuille de temps simultanément! Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, vous n’avez qu’à créer un rendez-vous dans votre agenda, comme à l’habitude.

Page Ajout d’un rendez-vous

Enregistrez-le. Vous serez automatiquement redirigé vers votre agenda. Ensuite, cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Agenda de Collabox

Tout en bas de la page, vous verrez le bouton Créer une feuille de temps. Cliquez dessus.
* Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous dans le futur. L’événement doit absolument être terminé.

Page Mise à jour d’une rendez-vous

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires.

Page Feuille de temps

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Des questions? Contactez-nous!

Les types de feuilles de temps

By Calendrier, Feuille de temps

À ce jour, Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuilles de temps :

  1. Feuille de temps standard
  2. Feuille de temps techno
  3. Feuille de temps hebdomadaire
  4. Feuille de temps express

Nous vous offrons un petit survol de leurs différentes caractéristiques afin que vous trouviez votre préférée.

1. La feuille de temps standard

Cette feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faire un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

2. La feuille de temps techno

Ce modèle de feuille de temps offre un nouveau design « cliquer-glisser » (“drag and drop”) qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

3. La feuille de temps hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

4. La feuille de temps express

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée

Feuille de temps express

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.


Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

L’agenda personnalisé des garagistes

By Agenda, Calendrier

Avez-vous un garage ou un atelier de mécanique? Nous avons créé un outil parfait pour vous! Collabox a conçu, en collaboration avec Boost Groupe Conseil (www.boost.ca), un agenda spécialement adapté à votre secteur d’activité que l’on appelle l’« agenda Boost ». Cet agenda vous permet d’inscrire des rendez-vous et de voir tous les rendez-vous que vous et vos collègues avez fixés. L’agenda s’affiche au jour, à la semaine ou au mois. Regardez un peu comment nos clients utilisent cet outil :


Exemple d’agenda à la semaine d’un garagiste

Vous pouvez remarquer dans les exemples d’agenda que les équipes utilisent des codes de couleurs pour mieux catégoriser leurs rendez-vous et savoir où elles sont rendues dans leur travail. Vous observerez aussi que les rendez-vous peuvent s’étaler sur plus d’une journée si nécessaire. Dans l’exemple qui suit, l’affichage de l’agenda est au jour. Vous pouvez y voir les rendez-vous de chacun des employés, leur temps de dîner et les changements importants à l’horaire qui sont inscrits dans des cases rouges (vacances, absences, etc.).
Petite nouveauté que nos clients adorent : les rendez-vous se déplacent maintenant avec la fonction « cliquer-glisser » (“drag and drop”). C’est très pratique quand on est pressé!

Exemple d’agenda à la semaine

L’agenda Boost est très simple à utiliser. Chaque case de rendez-vous est cliquable et elle vous permet d’accéder aux informations détaillées pour les modifier ou les consulter, tout simplement.

Exemple 1
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Comme vous le voyez, le formulaire pour créer ou mettre à jour un rendez-vous a déjà des champs définis pour y entrer l’information détaillée du rendez-vous. Nous pouvons toutefois le personnaliser en fonction de vos besoins.  Vous utilisez plusieurs portes de garage et voulez les inscrire? Le kilométrage? Le statut de vente? Pas de problème, on s’en charge! Voici l’exemple d’un formulaire que nous avons modifié pour un autre client :

Exemple 2
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Les possibilités sont sans limites! Vous pouvez compter sur l’équipe de Collabox pour vous offrir un service rapide et personnalisé. 

Liste des tâches

By Calendrier, Tâches

Les tâches que vous créez dans Collabox sont toutes répertoriées dans une liste détaillée que l’on appelle la liste des tâches. Vous y voyez la tâche, sa priorité, les employés affectés, le temps prévu, le pourcentage de réalisation, le nom du projet et la date d’échéance.

Nous avons ajouté un menu déroulant au bas de la page Liste des tâches qui vous permet de modifier la date d’échéance d’une tâche ou d’ajouter une tâche à l’agenda. Voici comment ça fonctionne.

Vous devez, évidemment, vous rendre sur la page Liste des tâches en cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Collabox.

Menu de gauche, onglet Tâches

Si vous souhaitez modifier la date d’échéance de certaines tâches, cochez-les avec la case située à leur gauche dans la liste, puis sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant. Par défaut, la date du jour même sera sélectionnée. Vous pouvez toutefois la modifier et changer l’heure inscrite. N’oubliez pas de cliquer sur Ok, pour enregistrer vos modifications.

Option Modifier la date d’échéance du menu déroulant
Page Liste des tâches

Si vous voulez ajouter des tâches à l’agenda, cochez les cases qui leur sont associées et sélectionnez l’option Ajouter les tâches à l’agenda dans le menu déroulant. Vous devez indiquer combien d’heures avant la date de fin la tâche s’affichera dans l’agenda. Cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.

Option Ajouter les tâches à l’agenda du menu déroulant
Page Liste des tâches

Quand vous retournerez dans votre agenda, vous verrez bel et bien les tâches que vous y aurez rajoutées.

Exemple de nouvelles tâches ajoutées à l’agenda

D’autres options arriveront bientôt dans le menu déroulant de la page Liste des tâches. Surveillez notre page Facebook pour rester à l’affût!

Tâches et rendez-vous dans le calendrier

By Calendrier, Rendez-vous, Tâches

Vous pouvez afficher les tâches et les rendez-vous simultanément dans votre calendrier

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Vous vous assurerez ainsi que tous les projets soient délivrés à temps, sans embûches. 

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.

Cases Rendez-vous et Tâches du calendrier

Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. Dans l’exemple qui suit, les rectangles verts représentent des tâches, et les bleus, des rendez-vous.

Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale


Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

Depuis le 20 décembre 2017, lorsque vous créez une tâche, vous avez la possibilité d’indiquer une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier.

Attention à la conversion de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement en déplaçant la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (“drag and drop”). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer, et déplacez votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date sera enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en “drag and drop”.
Note 2 : Le “drag and drop” sera disponible à partir du 1er mars pour le calendrier avec les dates à la verticale.

Exemple de déplacement d’une tâche du 25 janvier vers le 23 janvier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Déplacement de la tâche complété
  Version du calendrier : noms à l’horizontale

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Page de Mise à jour d’une assignation de tâche
Encadré 1 : dates d’affichage et d’échéance de la tâche
Encadré 2 : date de réalisation demandée qui se retrouvera dans le calendrier

Mise à jour du 4 juillet 2018

Les échéances des tâches sont maintenant affichées dans le calendrier de façon indépendante par rapport au moment prévu pour la réalisation de la tâche. Elles sont reconnaissables grâce à la petite icône d’horloge située en haut à droite de la case. Le moment de réalisation de la tâche, lui, n’en a pas. 

De plus, les échéances comme les dates de réalisation des tâches ont un petit crochet vert dans chacune des cases pour indiquer que vous n’êtes pas en retard selon les délais indiqués. Dans le cas contraire, vous verriez une barre encerclée en rouge(?). Si aucun crochet ni aucune croix ne se trouve dans la case, c’est pour vous signifier que la tâche n’est pas réalisée, mais que vous avez encore du temps devant vous(?).

Exemple de tâches dans un calendrier

Besoin d’information complémentaire? Contactez-nous!

Créer des rendez-vous répétés

By Calendrier, Rendez-vous

Vous avez des rendez-vous qui se répètent chaque semaine? Vous pouvez les ajouter à l’agenda très facilement sans devoir les créer un par un. Voici comment :

1. Dans le menu de gauche, sous l’onglet Agenda, cliquez sur Ajouter un rendez-vous.

Menu de gauche

2. La page Ajout d’un rendez-vous s’affichera. Remplissez les champs pour créer le premier rendez-vous, qui deviendra le gabarit de vos rendez-vous répétés. Puis, cliquez sur Sauvegarder.
Note : La date que vous indiquerez sera celle du premier rendez-vous de la série.

Page Ajout d’un rendez-vous

3. Retrouvez le premier rendez-vous que vous aurez créé dans l’agenda et cliquez dessus. Vous pouvez sélectionner le rendez-vous de n’importe quelle personne, cela n’a aucune importance.


Rendez-vous dans l’agenda
Version de l’agenda : noms à l’horizontale

4. Descendez au bas de la page. Vous verrez un bouton Répéter le rendez-vous. Cliquez dessus.

Menu dans le bas de la page

5. L’en-tête de la page résume les informations du rendez-vous. Juste en-dessous, vous pouvez choisir la fréquence du rendez-vous répété (jours, semaines, deux semaines, mois, ans) et la date de la fin de la récurrence (dernier rendez-vous de la série). Une fois les informations entrées, cliquez sur Copier le rendez-vous.


Page Répéter un rendez-vous

Vos rendez-vous répétés sont maintenant créés et tous inscrits à l’agenda!

Pour savoir comment supprimer des rendez-vous répétés, lisez ceci

Du nouveau dans l’agenda

By Agenda, Calendrier

Notre équipe vous propose du nouveau dans l’agenda ce mois-ci! Depuis longtemps, l’agenda Collabox vous permet de consulter les horaires de tous vos collègues dans le même tableau. Cependant, cela produisait beaucoup d’information à l’écran pour les plus grosses équipes. 

Nous avons donc créé deux boutons pour que vous puissiez choisir les utilisateurs que vous voulez voir s’afficher dans l’agenda :

  1. Les départements
  2. Le nouveau menu Utilisateurs affichés

Voyons cela de plus près.

Les départements se trouvent dans le menu déroulant Consulter le calendrier de, en haut à droite de l’écran. Vous pouvez donc choisir de ne voir les agendas que des employés d’un département en particulier.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Le nouveau menu Utilisateurs affichés se situe en haut à gauche de l’agenda. Vous pouvez voir des petites cases avec les initiales de vos employés à cet endroit. Pour sélectionner les employés dont vous souhaitez voir l’horaire, vous devez cocher les cases correspondant à leurs noms. Si vous voulez masquer l’horaire de certaines personnes, décochez-les tout simplement.

*Il se peut que le menu soit visible, mais pas les cases. Dans ce cas, cliquez directement sur Utilisateurs affichés, et vous verrez les cases apparaître juste au-dessous.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Note: Vous pouvez personnaliser les initiales des cases dans la fiche de vos employés s’il y a confusion entre certaines.

Supprimer des rendez-vous répétés

By Calendrier, Rendez-vous

L’ajout et la suppression de rendez-vous ponctuels à l’agenda n’a probablement plus de secrets pour vous, mais il en est peut-être autrement des rendez-vous répétés. Ces « rendez-vous répétés » sont une série de rendez-vous identiques qui se répètent selon une fréquence que vous définissez (jour, semaine, deux semaines, mois, an), jusqu’à une date de fin de la récurrence que vous aurez inscrite.

Pour supprimer quelques rendez-vous répétés sans effacer la série en entier, il faut effectuer quelques clics de plus que lorsque vous supprimez un rendez-vous ponctuel. C’est pourquoi nous vous proposons ici une marche à suivre en quatre étapes pour y parvenir sans grincer des dents.

1. Cliquez sur l’onglet Calendrier, situé dans le haut de la page d’accueil de votre Collabox.

2. Cliquez sur l’un des rendez-vous faisant partie de la série que vous voulez modifier.

3. Cliquez sur Rendez vous répété dans le menu en haut à gauche de la page. (Note : ce lien n’apparaît que si ce rendez-vous fait partie d’une série de rendez-vous répétés.)

4. Sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur le bouton Supprimer ces rendez-vous.

C’est tout, les modifications seront enregistrées!

Créer des rendez-vous répétés

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