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L’agenda est un outil essentiel pour une bonne gestion du temps individuel et d’équipe.

Celui de Collabox présente plusieurs fonctions indispensables pour une vie d’entreprise bien organisée.

Nous vous présentons dans cette section, toutes les fonctions particulières ainsi que les méthodes pour le configurer en plus de l’utiliser à sa pleine valeur.

Le calendrier Collabox : multiples usages

By Agenda, Calendrier

Le calendrier Collabox, ou agenda, n’est pas un simple outils pour compiler ses rendez-vous. Voyez ses multiples usages qui répondent à tous vos besoins pour le suivi de votre entreprise.

Calendrier individuel et d’équipe

Le calendrier Collabox est d’abord un outils de gestion de réunions, de rendez-vous et de tâches. Ajoutez vos rendez-vous et voyez les plages horaires disponibles de vos collègues ou employés. Utilisez les différentes fonctions d’affichage décrites dans l’article « Affichage du contenu de l’agenda » pour un visuel complet ou épuré.

De plus, filtrez vos données pour une personnalisation encore plus précise de votre calendrier. Suivez le guide de « l’Affichage de l’agenda » pour une démonstration. Ainsi, vous pouvez choisir d’afficher vos tâches uniquement ou d’y ajouter les rendez-vous. De même, vous pouvez sélectionner votre calendrier individuel ou y ajouter l’horaire de toute votre équipe!

Finalement, modifiez l’apparence de votre calendrier grâce aux familles de couleurs. Elles permettent de visuellement connaître les types de rendez-vous (exemple : équipe, client, etc.) que vous avez. La marche à suivre pour configurer vos familles se trouve dans l’article de blogue « Les familles (catégories) ».

Image d'un écran d'ordinateur où on aperçoit la page Collabox de personnalisation des familles. Les couleurs des familles sont affichées, ainsi que leur libellé.

Calendrier de réservation

Avez-vous besoin d’une salle de réunion ou encore d’un véhicule pour vos livraisons? Utilisez le calendrier pour réserver vos ressources. Que ce soit de l’équipement, du matériel de terrain, un véhicule ou encore une salle de réunion, Collabox vous simplifie la vie!

Calendrier de production

Utilisez-vous des dates de réalisation et d’échéance pour vos projets? Prévoyez-vous des livraisons prochainement? Le « Calendrier de production » présente votre échéancier et vos dates prévues de livraisons sans que vous n’ayez à les ajouter vous-même. Dès lors que vous créez un projet, Collabox retient l’information sur les dates de début et de fin de projets pour vous et les ajoute automatiquement à votre calendrier.

De plus, l’affectation de tâches à vos employés relève du même principe. Il est ainsi facile de connaître sur quoi travaille votre équipe en un coup d’œil!

Visuel d'un calendrier de production où les date d'échéance sont en évidence.

Diagramme de Gantt

Certains secteurs d’activités utilisent quotidiennement le « Diagramme de Gantt » comme outil de suivi de projets. Il s’agit d’un outil visuel graphique qui met en évidence les dates de début et de fin de projet. Ainsi, en un coup d’œil le responsable peut voir l’avancement de ses projets en temps réel selon les échéanciers prévus. Il peut alors identifier les tâches à mettre de l’avant afin d’accomplir son projet dans le temps imparti.

Visuel d'un diagramme de Gantt dans Collabox pour voir le début et la fin prévue de chaque projet.

Calendrier CRM

Automatisez facilement les rendez-vous et les suivis de vos contacts avec le module CRM. Le développement de vos affaires se fait plus facilement et vous évite des oublis pouvant affecter vos ventes. De plus, gardez un historique de votre suivi!

Onlget rendez-vous de la fiche contact du module CRM. On voit l'historique des rendez-vous et on peut en ajouter des nouveaux.

Calendrier pour les garagistes

Avez-vous un garage ou un atelier de mécanique? Nous avons créé un outil parfait pour vous que l’on appelle «agenda Atelier Mécanique». Cet agenda vous permet d’inscrire des rendez-vous et de voir tous les rendez-vous que vous et vos collègues avez fixés. L’agenda s’affiche au jour, à la semaine ou au mois.

Un exemple de calendrier pour les garagistes avec le nom des employés et leurs rendez-vous respectifs.

Calendrier de suivi des opérations

Les suivis d’opération permettent d’attribuer une tâche en lien avec une intervention dans la fiche contact du module CRM. Cette fonction permet d’optimiser la collaboration entre collègues de travail en plus d’éviter de nombreux échanges par courriel pour déléguer une tâche ou un suivi à faire auprès d’un client.

Trouvez les suivis d’opération dans le calendrier, que ce soit à la journée, à la semaine ou au mois.

Exemple du visuel du menu du calendrier avec le module CRM où la case "suivis des opérations" est cochée.
Exemple d'affichage d'une tâche provenant du suivi avec un client.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274

Demande et approbation de vacances et congés dans l’agenda

By Agenda, Employés, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines

Planifier les vacances et congés de vos employés en leur permettant de créer un rendez-vous sur un projet de type « Vacances » ou « Congé ». Ainsi, ils pourront planifier leurs absences et vous pourrez être avisés immédiatement et approuver ou non leur demande.

Créer un projet pour les vacances et congés

Commencez d’abord par créer un projet vacances, par exemple « Vacances 2022-2022 » ou un projet congés, comme « Congés santé 2022 ».

Pour une gestion plus efficace encore, ajoutez les heures de vacances accumulées de vos employés dans l’onglet « Affectation » du projet. Ces heures se trouvent dans le rapport de banque d’heures que vous pouvez visualiser ici.

Ajouter un rendez-vous

Ajoutez ensuite un rendez-vous et affectez-le au projet vacances ou congés. Ainsi, le supérieur recevra une notification et pourra approuver la demande. Au besoin, délacez les rendez-vous vacances en les glissant vers une autre date.

Note : Cette case ne peut être cochée par personne d’autres que le superviseur immédiat de l’employé.
Vous ne pouvez pas mettre plus qu’une personne à la fois sur ce type de rendez-vous.


En tant que superviseur, recevez un courriel d’avertissement qui annonce que M. Employé a créé un agenda pour ses vacances.

Cliquez sur le lien envoyé dans le courriel pour approuver le rendez-vous.

Après avoir approuvé une demande, l’employé est avisé automatiquement par courriel également.

Affichage des approbations de vacances et congés

D’abord, regardez dans la fiche « rendez-vous » et observez le crochet vert incluant la date et le nom du supérieur ayant approuvé les vacances.

Ensuite, un icône visuel de parasol vert apparaît dans le calendrier de l’employé. Un parasol noir indique que la demande est toujours en attente d’approbation.

Bonnes vacances!

Affichage du contenu de l’agenda

By Agenda, Calendrier, Familles

Rendez-vous : Le contenu de l’agenda

Le contenu de l’agenda peut maintenant être affiché ou masqué, dépendant de vos préférences personnelles. Ainsi, vous pouvez opter pour un visuel très détaillé ou plutôt épuré. À vous de choisir!


Lorsque vous prenez des notes dans votre fiche Rendez-vous, le contenu s’affiche dans vos rendez-vous. Mais, si vous ne voulez pas qu’elles s’affichent vous n’avez qu’à décocher la fonction : Affichage du contenu et voilà, le visuel de votre agenda sera automatiquement moins lourd.

Allez-y, prenez des notes maintenant!

Accéder au calendrier

Rendez-vous d’abord dans le module Calendrier.

Pour avoir la fonctionnalité d’affichage de contenu, sélectionnez l’onglet « Semaine » ou « Jour ». L’onglet « Mois » ne permet pas cette option.

Cochez ensuite, si vous le désirez, la case d’affichage du contenu des rendez-vous.

Voici le visuel du contenu de vos rendez-vous en version détaillée.

Image montrant une semaine dans l'agenda. La case à cocher pour afficher le contenu de l'agenda ou non est mis en évidence. Dans cet exemple, la case est cochée et donc l'agenda est du type très détaillé.

Voici le visuel du contenu de vos rendez-vous en version épurée.

Image montrant une semaine dans l'agenda. La case à cocher pour afficher le contenu de l'agenda ou non est mis en évidence. Dans cet exemple, la case n'est pas cochée et donc l'agenda est du type épurée.

En plus du contenu, il y a l’option d’afficher toutes les familles ou encore de montrer uniquement les familles voulues.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Deux types d’agenda

By Agenda, Calendrier

Deux types d’agenda dans Collabox

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe deux types d’agenda dans Collabox: l’agenda horizontal et l’agenda vertical. Mais quelles sont leurs particularités? Leurs similarités?

Agenda vertical

Avec cet agenda, vous pouvez facilement planifier des rencontres avec vos collègues, puisque qu’il affiche vos horaires en parallèle. Ce modèle ressemble beaucoup aux calendriers d’Outlook et de Google, avec les heures disposées de façon verticale.

Pour voir les horaires de tous les employés, sélectionnez ce choix dans le menu déroulant « Consulter le calendrier de ». Dans le haut de l’agenda, vous verrez des sous-divisions avec les initiales de chacun des employés, pour chaque jour.

Exemple d’agenda vertical

Agenda horizontal

C’est un modèle un peu particulier disposé en gros blocs. Les jours se retrouvent en haut de l’agenda, à l’horizontal. Il n’y a pas de division pour les heures; les blocs de rendez-vous ont tous la même dimension. C’est un type d’horaire que les employeurs apprécient particulièrement pour gérer un garage ou un centre de réparations, par exemple. L’accent est réellement mis sur les rendez-vous eux-mêmes. 

Exemple d’agenda horizontal

Similarités en rafale

  • Si vous avez un agenda Google, bonne nouvelle! Il est compatible avec l’agenda Collabox et vous avez la possibilité de l’y importer pour voir tous vous rendez-vous au même endroit.
  • Vos collègues peuvent visualiser vos rendez-vous dans leur propre agenda lorsque vous leur en donnez l’autorisation. Pour ce faire, visitez vos configurations avancées. +++ c’est bien ça?
  • Envie de changer de type d’agenda? Pas de problème! Téléphonez-nous et nous ferons le changement immédiatement. Toutes les données sont compatibles, alors vous pourrez changer d’un agenda à l’autre sans craindre de perdre d’informations importantes!
  • Belle nouveauté: les deux modèles sont rendus « drag and drop », c’est-à-dire que pour déplacer un rendez-vous, vous n’avez qu’à cliquer sur la case et glisser jusqu’à sa nouvelle destination. Aussi simple que cela!

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

By Agenda, Calendrier, Feuille de temps

Une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups et utilisez l’agenda et la feuille de temps simultanément! Transformez votre rendez-vous en feuille de temps. Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, créez un rendez-vous dans votre agenda à partir du menu sur votre gauche.

Puis, ajoutez les informations clés dont le titre, le projet, le service et les heures de début et de fin du rendez-vous.

Vous serez automatiquement redirigé vers votre calendrier.

Transformer son rendez-vous de l’agenda en feuille de temps

Cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Ensuite, défilez la page jusqu’en bas. Sélectionnez « Créer une feuille de temps ». 

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires. 

Veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous à venir. Ce dernier doit être terminé.

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Finalement, utilisez l’agenda pour vos feuilles de temps, c’est simple et rapide!

Des questions? Contactez-nous!

L’agenda personnalisé des garagistes

By Agenda, Calendrier

Agenda pour les garagistes!

Avez-vous un garage ou un atelier de mécanique? Nous avons créé un outil parfait pour vous! Collabox a conçu un agenda spécialement adapté à votre secteur d’activité que l’on appelle l’« agenda Atelier Mécanique ». Cet agenda vous permet d’inscrire des rendez-vous et de voir tous les rendez-vous que vous et vos collègues avez fixés. L’agenda s’affiche au jour, à la semaine ou au mois. Regardez un peu comment nos clients utilisent cet outil.

Utilisez des codes de couleurs pour mieux catégoriser vos rendez-vous et connaître leur état d’avancement. Observez également les rendez-vous qui s’étalent sur plus d’une journée, si nécessaire.

Exemple d’un agenda pour garagistes

Dans l’exemple qui suit, l’affichage de l’agenda est sélectionné « à la semaine ». Voyez-y les rendez-vous de chacun des employés, leur temps de dîner et les changements importants à l’horaire qui sont inscrits dans des cases rouges (vacances, absences, etc.).
Petite nouveauté que nos clients adorent : les rendez-vous se déplacent maintenant avec la fonction « cliquer-glisser » (« drag and drop »). C’est très pratique quand on est pressé!

Exemple d’agenda à la semaine

L’agenda Atelier Mécanique est très simple à utiliser. Chaque case de rendez-vous est cliquable et permet d’accéder aux informations détaillées pour les modifier ou les consulter, tout simplement.


Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Comme vous le voyez, le formulaire pour créer ou mettre à jour un rendez-vous a déjà des champs définis pour y entrer l’information détaillée du rendez-vous. Nous pouvons toutefois le personnaliser en fonction de vos besoins.  Vous utilisez plusieurs portes de garage et voulez les inscrire? Le kilométrage? Le statut de vente? Pas de problème, on s’en charge! Voici l’exemple d’un formulaire que nous avons modifié pour un autre client :

Exemple 2
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Les possibilités sont sans limites! Vous pouvez compter sur l’équipe de Collabox pour vous offrir un service rapide et personnalisé. 

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Blogue pour en apprendre davantage sur le logiciel Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274

Affichage de l’agenda

By Agenda, Calendrier

L’affichage de l’agenda Collabox permet maintenant de filtrer les données!

Depuis longtemps, l’agenda Collabox vous permet de consulter les horaires de tous vos collègues dans le même tableau. Cependant, cela produisait beaucoup d’information à l’écran pour les plus grosses équipes. 

Affichage de l’agenda

Nous avons donc créé deux boutons pour que vous puissiez choisir les utilisateurs que vous voulez voir s’afficher dans l’agenda :

  1. Les départements
  2. Le nouveau menu Utilisateurs affichés

Voyons cela de plus près.

Les départements se trouvent dans le menu déroulant Consulter le calendrier de, en haut à droite de l’écran. Vous pouvez donc choisir de ne voir les agendas que des employés d’un département en particulier.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Le nouveau menu Utilisateurs affichés se situe en haut à gauche de l’agenda. Vous pouvez voir des petites cases avec les initiales de vos employés à cet endroit. Pour sélectionner les employés dont vous souhaitez voir l’horaire, vous devez cocher les cases correspondant à leurs noms. Si vous voulez masquer l’horaire de certaines personnes, décochez-les tout simplement.

*Il se peut que le menu soit visible, mais pas les cases. Dans ce cas, cliquez directement sur Utilisateurs affichés, et vous verrez les cases apparaître juste au-dessous.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Note: Vous pouvez personnaliser les initiales des cases dans la fiche de vos employés s’il y a confusion entre certaines.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Agenda, déplacer et transférer

By Agenda, Calendrier

Un tout nouvel affichage pour l’agenda arrive sur Collabox ! Des rendez-vous déplaçables et transférables en un clic, des affichages personnalisés par département et plus encore!

Nous avons produit deux petits vidéos qui vous montrent le nouvel agenda en action. Ils vous aideront à mieux comprendre les nouvelles possibilités qu’il permet. Voyez les vidéos ici et ici.

https://www.youtube.com/watch?v=xDhzoyUoAM0

Génial, n’est-ce pas ? On l’aime beaucoup nous aussi 😊. N’oubliez pas qu’il est toujours possible de cliquer sur un rendez-vous pour le modifier et lui ajouter une catégorie (couleur) pour le différencier.

Changer l’intervalle de l’agenda

Changer l'intervalle de l'agenda

L’intervalle de l’affichage est trop petit ou trop grand ? Pas de problème ! Un petit tour dans vos réglages et le tour est joué. Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale. 

Au bas de la page, vous verrez la ligne « Nouvel agenda – intervalle ». Choisissez ce qui vous convient et n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » bas de la page. 

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Maintenant que vous savez utiliser votre nouvel agenda, il est temps de l’organiser et de découvrir les catégories. Celles-ci sont utilisées pour démarquer vos différents rendez-vous, par exemple tout ce qui touche l’administration est en vert foncé et le social est en rose.

Pour modifier vos catégories, cliquez sur « Catégories (Familles) » dans la barre de navigation latérale.


Vous pouvez ensuite attitrer à chacune des couleurs une catégorie. Si les couleurs ne vous plaisent pas, changez-les ! La petite boîte vide à gauche de la couleur sert justement à entrer un nouveau code de couleur. Utilisez ce site pour choisir une couleur et obtenir son code.


Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Gestion des ressources

By Agenda, Calendrier, Configuration, Ressources

Vous avez une salle de conférence, mais vous ne savez jamais quand elle est utilisée? Collabox permet de gérer vos différentes ressources, quelles qu’elles soient. Ainsi, vous pouvez suivre l’utilisation des salles de conférence, des projecteurs, des caméras, etc. Le tout présenté dans un calendrier pratique.

Voici comment:

1- Ouvrez votre calendrier.

2- Cliquez sur le menu déroulant « Consulter le calendrier de : » et sélectionnez la ressource que vous voulez connaître les disponibilités. Si vous souhaitez plutôt connaître l’horaire de toutes les ressources, cliquez sur « Toutes les ressources ». N’oubliez pas de cliquer sur « ok » pour faire afficher l’agenda.

Que faire si l'option n'est pas là?

3- Il est possible que vous ne puissiez pas voir l’horaire des réservations. Pour l’activer, accédez au menu de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

4- Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale gauche.

5- Sélectionnez votre nom ou celui de l’employé souhaitant avoir accès à l’horaire de réservation des ressources. Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

6- Enfin, cochez l’option « Réservation de ressources » dans la section agenda.

Le nom d’un local a changé ou vous souhaitez ajouter une ressource? Suivez les étapes ci-dessous pour y arriver.

Comment ajouter/modifier les ressources?

1- Accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation dans le haut de la page.

2- Cliquez ensuite sur « Ressources » dans la barre latérale de gauche.

3- Si vous souhaitez ajouter une ressource, cliquez sur « Ajouter une ressource ». Remplissez les informations et sauvegardez la fiche.

4- Si vous souhaitez plutôt en modifier une, cliquez sur son nom. Vous pourrez ensuite modifier les éléments de la fiche de la ressource.

À partir de cet écran, il est aussi possible de réserver une ressource (en cliquant « Réserver ») ou bien d’afficher son horaire d’utilisation (cliquez sur « Afficher l’horaire »).

Vous pouvez même profiter de cet outil de gestion pour maximiser les ressources de votre entreprise! Pourquoi ne pas louer votre salle de conférence qui passe la majorité de son temps vide? Votre équipe a diminué et vous avez des locaux vacants? Plusieurs jeunes entrepreneurs recherchent des espaces de travail à louer à l’heure ou à la journée. Profitez-en!