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L’agenda est un outil essentiel pour une bonne gestion du temps individuel et d’équipe.

Celui de Collabox présente plusieurs fonctions indispensables pour une vie d’entreprise bien organisée.

Nous vous présentons dans cette section, toutes les fonctions particulières ainsi que les méthodes pour le configurer en plus de l’utiliser à sa pleine valeur.

Nouveautés Collabox

By Agenda, Nouveautés

Module: Agenda

Nouvelle fonction: AFFICHAGE DU CONTENU



Lorsque vous prenez des notes dans votre fiche Rendez-vous, le contenu s’affiche dans votre Agenda… MAIS si vous ne voulez pas qu’elles s’affichent vous n’avez qu’à décocher la fonction:  Affichage du contenu et voilà, le visuel de votre agenda sera automatiquement moins lourd.

Allez-y, prenez des notes maintenant!

AVANT

APRÈS

Deux types d’agenda

By Agenda, Calendrier

Deux types d’agenda dans Collabox

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe deux types d’agenda dans Collabox: l’agenda horizontal et l’agenda vertical. Mais quelles sont leurs particularités? Leurs similarités?

Agenda vertical

Avec cet agenda, vous pouvez facilement planifier des rencontres avec vos collègues, puisque qu’il affiche vos horaires en parallèle. Ce modèle ressemble beaucoup aux calendriers d’Outlook et de Google, avec les heures disposées de façon verticale.

Pour voir les horaires de tous les employés, sélectionnez ce choix dans le menu déroulant « Consulter le calendrier de ». Dans le haut de l’agenda, vous verrez des sous-divisions avec les initiales de chacun des employés, pour chaque jour.

Exemple d’agenda vertical

Agenda horizontal

C’est un modèle un peu particulier disposé en gros blocs. Les jours se retrouvent en haut de l’agenda, à l’horizontal. Il n’y a pas de division pour les heures; les blocs de rendez-vous ont tous la même dimension. C’est un type d’horaire que les employeurs apprécient particulièrement pour gérer un garage ou un centre de réparations, par exemple. L’accent est réellement mis sur les rendez-vous eux-mêmes. 

Exemple d’agenda horizontal

Similarités en rafale

  • Si vous avez un agenda Google, bonne nouvelle! Il est compatible avec l’agenda Collabox et vous avez la possibilité de l’y importer pour voir tous vous rendez-vous au même endroit.
  • Vos collègues peuvent visualiser vos rendez-vous dans leur propre agenda lorsque vous leur en donnez l’autorisation. Pour ce faire, visitez vos configurations avancées. +++ c’est bien ça?
  • Envie de changer de type d’agenda? Pas de problème! Téléphonez-nous et nous ferons le changement immédiatement. Toutes les données sont compatibles, alors vous pourrez changer d’un agenda à l’autre sans craindre de perdre d’informations importantes!
  • Belle nouveauté: les deux modèles sont rendus « drag and drop », c’est-à-dire que pour déplacer un rendez-vous, vous n’avez qu’à cliquer sur la case et glisser jusqu’à sa nouvelle destination. Aussi simple que cela!

Des questions? Contactez-nous!

Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

By Agenda, Calendrier, Feuille de temps

 Feuilles de temps et agenda, une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups en inscrivant vos rendez-vous à l’agenda et dans votre feuille de temps simultanément! Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, vous n’avez qu’à créer un rendez-vous dans votre agenda, comme à l’habitude.

Page Ajout d’un rendez-vous

Enregistrez-le. Vous serez automatiquement redirigé vers votre agenda. Ensuite, cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Agenda de Collabox

Tout en bas de la page, vous verrez le bouton Créer une feuille de temps. Cliquez dessus.
* Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous dans le futur. L’événement doit absolument être terminé.

Page Mise à jour d’une rendez-vous

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires.

Page Feuille de temps

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Des questions? Contactez-nous!

L’agenda personnalisé des garagistes

By Agenda, Calendrier

Avez-vous un garage ou un atelier de mécanique? Nous avons créé un outil parfait pour vous! Collabox a conçu, en collaboration avec Boost Groupe Conseil (www.boost.ca), un agenda spécialement adapté à votre secteur d’activité que l’on appelle l’« agenda Boost ». Cet agenda vous permet d’inscrire des rendez-vous et de voir tous les rendez-vous que vous et vos collègues avez fixés. L’agenda s’affiche au jour, à la semaine ou au mois. Regardez un peu comment nos clients utilisent cet outil :


Exemple d’agenda à la semaine d’un garagiste

Vous pouvez remarquer dans les exemples d’agenda que les équipes utilisent des codes de couleurs pour mieux catégoriser leurs rendez-vous et savoir où elles sont rendues dans leur travail. Vous observerez aussi que les rendez-vous peuvent s’étaler sur plus d’une journée si nécessaire. Dans l’exemple qui suit, l’affichage de l’agenda est au jour. Vous pouvez y voir les rendez-vous de chacun des employés, leur temps de dîner et les changements importants à l’horaire qui sont inscrits dans des cases rouges (vacances, absences, etc.).
Petite nouveauté que nos clients adorent : les rendez-vous se déplacent maintenant avec la fonction « cliquer-glisser » (« drag and drop »). C’est très pratique quand on est pressé!

Exemple d’agenda à la semaine

L’agenda Boost est très simple à utiliser. Chaque case de rendez-vous est cliquable et elle vous permet d’accéder aux informations détaillées pour les modifier ou les consulter, tout simplement.

Exemple 1
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Comme vous le voyez, le formulaire pour créer ou mettre à jour un rendez-vous a déjà des champs définis pour y entrer l’information détaillée du rendez-vous. Nous pouvons toutefois le personnaliser en fonction de vos besoins.  Vous utilisez plusieurs portes de garage et voulez les inscrire? Le kilométrage? Le statut de vente? Pas de problème, on s’en charge! Voici l’exemple d’un formulaire que nous avons modifié pour un autre client :

Exemple 2
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Les possibilités sont sans limites! Vous pouvez compter sur l’équipe de Collabox pour vous offrir un service rapide et personnalisé. 

Affichage de l’agenda

By Agenda, Calendrier

Depuis longtemps, l’agenda Collabox vous permet de consulter les horaires de tous vos collègues dans le même tableau. Cependant, cela produisait beaucoup d’information à l’écran pour les plus grosses équipes. 

Nous avons donc créé deux boutons pour que vous puissiez choisir les utilisateurs que vous voulez voir s’afficher dans l’agenda :

  1. Les départements
  2. Le nouveau menu Utilisateurs affichés

Voyons cela de plus près.

Les départements se trouvent dans le menu déroulant Consulter le calendrier de, en haut à droite de l’écran. Vous pouvez donc choisir de ne voir les agendas que des employés d’un département en particulier.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Le nouveau menu Utilisateurs affichés se situe en haut à gauche de l’agenda. Vous pouvez voir des petites cases avec les initiales de vos employés à cet endroit. Pour sélectionner les employés dont vous souhaitez voir l’horaire, vous devez cocher les cases correspondant à leurs noms. Si vous voulez masquer l’horaire de certaines personnes, décochez-les tout simplement.

*Il se peut que le menu soit visible, mais pas les cases. Dans ce cas, cliquez directement sur Utilisateurs affichés, et vous verrez les cases apparaître juste au-dessous.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Note: Vous pouvez personnaliser les initiales des cases dans la fiche de vos employés s’il y a confusion entre certaines.

Agenda, déplacer et transférer

By Agenda, Calendrier

Un tout nouvel affichage pour l’agenda arrive sur Collabox ! Des rendez-vous déplaçables et transférables en un clic, des affichages personnalisés par département et plus encore!

Nous avons produit deux petits vidéos qui vous montrent le nouvel agenda en action. Ils vous aideront à mieux comprendre les nouvelles possibilités qu’il permet.

Génial, n’est-ce pas ? On l’aime beaucoup nous aussi 😊 N’oubliez pas qu’il est toujours possible de cliquer sur un rendez-vous pour le modifier et lui ajouter une catégorie (couleur) pour le différencier.

Changer l'intervalle de l'agenda

L’intervalle de l’affichage est trop petit ou trop grand ? Pas de problème ! Un petit tour dans vos réglages et le tour est joué. Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale. 

Au bas de la page, vous verrez la ligne « Nouvel agenda – intervalle ». Choisissez ce qui vous convient et n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » bas de la page. 



Title

Maintenant que vous savez utiliser votre nouvel agenda, il est temps de l’organiser et de découvrir les catégories. Celles-ci sont utilisées pour démarquer vos différents rendez-vous, par exemple tout ce qui touche l’administration est en vert foncé et le social est en rose.

Pour modifier vos catégories, cliquez sur « Catégories (Familles) » dans la barre de navigation latérale.


Vous pouvez ensuite attitrer à chacune des couleurs une catégorie. Si les couleurs ne vous plaisent pas, changez-les ! La petite boîte vide à gauche de la couleur sert justement à entrer un nouveau code de couleur. Utilisez ce site pour choisir une couleur et obtenir son code.


Gestion des ressources

By Agenda, Calendrier, Configuration, Ressources

Vous avez une salle de conférence, mais vous ne savez jamais quand elle est utilisée? Collabox permet de gérer vos différentes ressources, quelles qu’elles soient. Ainsi, vous pouvez suivre l’utilisation des salles de conférence, des projecteurs, des caméras, etc. Le tout présenté dans un calendrier pratique.

Voici comment:

1- Ouvrez votre calendrier.

2- Cliquez sur le menu déroulant « Consulter le calendrier de : » et sélectionnez la ressource que vous voulez connaître les disponibilités. Si vous souhaitez plutôt connaître l’horaire de toutes les ressources, cliquez sur « Toutes les ressources ». N’oubliez pas de cliquer sur « ok » pour faire afficher l’agenda.

Que faire si l'option n'est pas là?

3- Il est possible que vous ne puissiez pas voir l’horaire des réservations. Pour l’activer, accédez au menu de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

4- Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale gauche.

5- Sélectionnez votre nom ou celui de l’employé souhaitant avoir accès à l’horaire de réservation des ressources. Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

6- Enfin, cochez l’option « Réservation de ressources » dans la section agenda.

Le nom d’un local a changé ou vous souhaitez ajouter une ressource? Suivez les étapes ci-dessous pour y arriver.

Comment ajouter/modifier les ressources?

1- Accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation dans le haut de la page.

2- Cliquez ensuite sur « Ressources » dans la barre latérale de gauche.

3- Si vous souhaitez ajouter une ressource, cliquez sur « Ajouter une ressource ». Remplissez les informations et sauvegardez la fiche.

4- Si vous souhaitez plutôt en modifier une, cliquez sur son nom. Vous pourrez ensuite modifier les éléments de la fiche de la ressource.

À partir de cet écran, il est aussi possible de réserver une ressource (en cliquant « Réserver ») ou bien d’afficher son horaire d’utilisation (cliquez sur « Afficher l’horaire »).

Vous pouvez même profiter de cet outil de gestion pour maximiser les ressources de votre entreprise! Pourquoi ne pas louer votre salle de conférence qui passe la majorité de son temps vide? Votre équipe a diminué et vous avez des locaux vacants? Plusieurs jeunes entrepreneurs recherchent des espaces de travail à louer à l’heure ou à la journée. Profitez-en!

Exporter son agenda Collabox

By Agenda, Calendrier, Import et export des données, Trucs et astuces

Notre fonction de calendrier est bien pratique pour faire la gestion de vos rendez-vous. Par contre, on n’est pas bête et on comprend que vous voulez peut-être rassembler à un même endroit tous vos rendez-vous. C’est pourquoi nous permettons l’exportation de l’agenda Collabox dans d’autres logiciels de calendrier comme celui de Google ou d’Apple.

Pour y arriver, il faut d’abord accéder à votre calendrier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône « Calendrier » située dans la barre de menu au haut de la page.Screen Shot 2016-03-16 at 09.31.28

Automatiquement, Collabox vous affiche la semaine en cours contenant tous vos rendez-vous. Pour transférer dans un autre logiciel de calendrier, cliquez sur le lien « Exporter l’agenda en format vCal » situé en bas à droite de la page. Collabox téléchargera une version de votre agenda dans un format compatible avec la plupart des logiciels de gestion de calendrier. 
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Une fois le fichier téléchargé, il ne reste plus qu’à l’ouvrir pour ensuite l’ajouter à vos autres calendriers. Habituellement, le logiciel que vous utilisez (celui d’Apple, Google ou Outlook) reconnaît automatiquement le fichier téléchargé et permet son importation. 

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