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Nouveautés

Nouveautés du logiciel

Depuis plus de 20 ans, nous développons des nouvelles fonctions et des modules en plus de rapports spécifiques pour répondre aux besoins de nos clients.

Cette section présente toutes les nouveautés du Collabox disponibles dès maintenant pour tous les utilisateurs.

Vous y trouverez des nouvelles fonctions qui simplifiera votre quotidien d’entreprise tout dépendamment des modules auxquels vous êtes abonnés.

Des questions? Contactez-nous maintenant.

Procédures et documentation

By Gestion, Nouveautés

PROCÉDURES ET DOCUMENTATION – OUTIL DE COLLABORATION AGILE ET FLEXIBLE

Connaissez-vous cet outil de collaboration?

Un outil qui vous permet de sauvegarder vos procédures de travail, vos processus organisationnels, ainsi que la documentation que vous voulez conserver soit pour consulter, archiver, modifier par un autre collègue. De nombreuses possibilités s’offrent à vous.

L’outil « Procédures et documentation » permet d’écrire vos procédures, étapes par étapes, de faire des catégories, de les placer dans un ordre spécifique. Il permet aussi d’y lier des documents pour référence. Grâce à une gestion des droits d’accès que vous faites vous-même, vos collègues peuvent consulter ou modifier, ajouter et mettre à jour ces informations. Vous pouvez aussi archiver des documents de différents formats: images (jpeg, png), PDF,chiffriers, etc.

Ce nouvel outil vous est proposé sous forme d’abonnement mensuel. Contactez-nous si vous désirez vous abonner.

Voici un exemple dans le compte de NOVA INC- notre compte démo
Procédures et documentation
Voici un exemple de catégories dans le compte de NOVA INC- notre compte démo

Nouveau thème: Collabox 2020

By Nouveautés, Thèmes

Nous avons un nouveau thème pour votre Collabox.

Des icônes remodelés et différents thèmes de couleurs plus faciles à utiliser.

Voici un modèle basé sur le bleu. Mais vous pouvez être créatif. Êtes-vous du style noir et blanc ou couleurs éclatées? À vous de jouer!

Voici comment rendre votre Collabox à votre image.

1- Dans votre menu de gauche, tout en bas, cliquer sur « Mes préférences ».

 

2- Dans l’onglet -AFFICHAGE- sélectionner le thème: Collabox 2020

3- Par la suite dans l’onglet – COULEURS – DÉBUTER – choisir les couleurs de base et ensuite cliquer sur – BÂTIR MES COULEURS.

4- Vous pouvez ajuster les couleurs des différentes sections du Collabox, selon votre goût.

Nouveautés Collabox

By Agenda, Nouveautés

Module: Agenda

Nouvelle fonction: AFFICHAGE DU CONTENU



Lorsque vous prenez des notes dans votre fiche Rendez-vous, le contenu s’affiche dans votre Agenda… MAIS si vous ne voulez pas qu’elles s’affichent vous n’avez qu’à décocher la fonction:  Affichage du contenu et voilà, le visuel de votre agenda sera automatiquement moins lourd.

Allez-y, prenez des notes maintenant!

AVANT

APRÈS

Tableau des opportunités

By Nouveautés, Votre CRM

Tableau des opportunités

Une nouveauté pour les utilisateurs du CRM

L’entonnoir des ventes détaillé

Obtenez plus d’informations à propos de vos opportunités d’affaire dans votre tableau des opportunités.

A la droite de votre tableau, en cliquant sur le montant de ventes, il se déplie et vous obtenez d’un coup d’oeil, les montants reliés aux différentes phases reliées à vos statuts d’opportunités

Statuts d’opportunité

By Nouveautés

Les statuts d’opportunités

Ce module Contacts du Collabox a été enrichi pour vous! Nous avons ajouté des statuts d’opportunité à vos fiches clients. Ces opportunités viendront compléter les qualifications pour vous aider à mieux gérer vos activités de vente en vous indiquant où trouver les fruits les plus mûrs.

 Il y a 3 actions principales:

1. Créer ses statuts d’opportunités

2. Attribuer des statuts d’opportunités aux clients

3. Modifier un statut d’opportunité.

Créer ses statuts d’opportunité

Vous pourrez utiliser les statuts de base que nous avons créés pour vous, mais nous vous avons aussi laissé la possibilité de créer vos propres statuts d’opportunité afin qu’ils collent mieux à la peau de votre entreprise. Vous devrez commencer, pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, par déterminer le nombre de statuts nécessaires, leurs noms respectifs et les pourcentages de clore (chances d’obtenir le contrat) qui leur seront associés. Pour déterminer les statuts d’opportunité que vous utiliserez dans votre Collabox, cliquez sur le module Contacts.

’ouvre dans une nouvelle fenêtre)Dans le menu de gauche, sélectionnez Statuts d’opportunité.

Pour utiliser les statuts de base, cliquez sur Ajouter les statuts d’opportunité de base, puis sur Ok.

Les statuts suivants apparaîtront dans votre page :

Pour créer vos propres statuts, cliquez sur le menu Ajouter un statut d’opportunité. Vous créerez ainsi votre premier statut, ou un nouveau, le cas échéant.
Note: Si vous n’avez jamais créé de statut, vous tomberez sur une page blanche avec le menu dans le haut.

Vous n’avez qu’à remplir les champs libres et cliquer sur Enregistrer. Votre premier statut d’opportunité est créé! Répétez l’étape précédente, suivie de celle-ci, pour compléter la création de vos statuts.
Note: Le % de clore que vous déterminez dans cette section correspondra à une valeur par défaut utilisée dans le Rapport des projections de vente pour pondérer les sommes des contrats en soumission. Par exemple, si vous avez fait une soumission de 25 000 $ à un client pour qui vous estimez le pourcentage de clore à 75 %, le revenu pondéré dans le rapport sera de 18 750 $.

Rapport des projections de vente

Voici un aperçu de l’un de ces rapports que nous avons précédemment mentionnés. Il vous est présenté avec des graphiques, mais aussi avec les données écrites sous forme de tableau. 

L’un des statuts ne vous convient plus? Pas de problème! Vous pouvez le désactiver en tout temps en sélectionnant ledit statut, puis en cliquant sur Désactiver.

Attribuer des statuts d’opportunité aux clients

C’est bien de savoir créer des statuts d’opportunité, mais il faut aussi les utiliser! Après avoir complété la création des statuts, il vous faut aller dans vos fiches clients pour attribuer un statut d’opportunité à chaque personne.

Dans le module Contacts, cliquez sur Liste des contacts, puis sur le nom de la personne qui vous intéresse.

Vous rentrerez dans la fiche de cette personne et arriverez automatiquement dans l’onglet Infos. Le premier encadré de cet onglet comprend les qualifications et les opportunités.
Dans l’encadré rouge que vous voyez, vous pouvez : indiquer le titre de l’opportunité dans le champ vide; choisir le statut d’opportunité avec le menu déroulant situé juste au-dessous; et sélectionner une soumission.

Puis, il vous faut ajouter une date de suivi, comme vous pouvez l’observer dans l’encadré rouge qui suit. Vous verrez apparaître, dans les champs sous la date de suivi, une estimation de ce que vous rapporte le client en fonction du pourcentage accordé à son statut d’opportunité. C’est d’ailleurs ce qui se retrouve dans le Rapport des projections de vente.

Modifier un statut d’opportunité

Lorsque vous voulez modifier le statut d’opportunité d’un client, deux choix s’offrent à vous. Vous pouvez effectuer le changement à partir du tableau des opportunités, avec sa formule « drag and drop », ou retourner directement dans la fiche du client.

Pour accéder au tableau, rendez-vous dans l’onglet Tableau des opportunités.

Vous verrez apparaître ce tableau vous offrant un aperçu de l’avancement des dossiers.  Vous verrez tous vos clients en fonction de leurs statuts d’opportunité. Le tableau se classe par date ou par montant, selon l’option que vous choisissez. Chaque colonne correspond à un statut. On y retrouve les clients qui partagent ce même statut, ainsi qu’un total des sommes pondérées à la dernière ligne du tableau.

Pour modifier le statut d’opportunité d’un client, sélectionnez la case correspondant au client à l’aide de votre souris. Maintenez le clic gauche enfoncé tout en déplaçant la case jusqu’en dessous du nouveau statut, puis laissez-la « tomber » à son nouvel emplacement. Le nouveau statut sera enregistré dans le tableau et dans la fiche client, et la couleur du rectangle changera automatiquement.

Version 4.6 – Collabox vous offre 14 nouveautés

By À propos du Collabox, Nouveautés

1. Pour trouver rapidement

Vous cherchez une information sur un client, mais vous ne vous rappelez par à quel endroit vous l’avez enregistré. Dans votre feuille de temps, dans la fiche d’un client ou dans la fiche d’un projet. La recherche avancée vous permet maintenant de chercher à la fois dans toutes les notes des feuilles de temps, dans vos listes de clients, de projets et de fournisseurs, dans vos contacts, dans les notes des factures et dans votre agenda. Voilà un bon coup de pouce pour vous aider à retrouver l’information primordiale que vous avez égarée!

exemple d’un résultat de recherche avancée
(mot clé recherché : collabox)

2. Un affichage accéléré des pages

Les onglets ont été modifiés pour permettre un affichage plus rapide.

 es onglets sont plus rapides à afficher

Pour encore plus de rapidité et pour une plus grande fiabilité,
choisissez de naviguer avec Firefox. En plus, c’est gratuit!

3. Un nouveau thème nommé Vampire

Un tout nouveau thème a été ajouté dans les listes des thèmes disponibles:

4. 17 nouvelles variables pour les fusions Followmail
Pour vous permettre de mieux personnaliser vos messages Followmail, nous avons ajouté 17 nouvelles variables que vous pourrez utiliser à votre gré. (Votre nom, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre organisme, etc).

5. Des listes de distribution améliorées
Sachez ce qui se passe en votre absence

Votre Collabox vous permet maintenant de visualiser dans une page toutes les activités et les modification apportés à une liste de distribution. L’historique affichera la date de création de la liste, les désabonnements et les abonnements ainsi que les importations en lot.

6. L’envoi des factures par courrier électronique
Vous pouvez dès maintenant envoyer vos factures par courrier électronique immédiatement après les avoir produites. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour que le Collabox affiche l’adresse électronique de votre client et c’est prêt!

Autres modifications

  1. Préférences tâches:Afficher seulement les 10 tâches les plus prioritaires
  2. Followmail: Créez vos messages à partir de fichiers html
  3. Followmail: les directeurs des ventes peuvent maintenant voir tous les messages, envois et listes de distribution de l’entreprise.
  4. Followmail: Ajout du nom de l’expéditeur dans le champs FROM: des messages
  5. Followmail: Modifications des entêtes du courriel et redirection des Mail Delivery Error
  6. Tableaux de bord: Mise en ligne en version béta d’un nouveau module Tableau de bord
  7. Comptabilité: Possibilité de création de déboursés récurrents
  8. Calendrier: Modification de l’affichage du calendrier
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