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Nouveautés

Depuis 25 ans, nous développons des nouvelles fonctions et des modules en plus de rapports spécifiques pour répondre aux besoins de nos clients.

Cette section présente les dernières nouveautés du Collabox disponibles dès maintenant pour tous les utilisateurs.

Vous y trouverez de nouvelles fonctions qui simplifiera vos opérations d’entreprise.

Des questions? Contactez-nous maintenant.

Signer les feuilles de temps

By Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Fonctions ressources humaines, Nouveautés

Faites signer les feuilles de temps de vos employés directement dans Collabox ou créez des documents PDF.

Signer une feuille de temps dans Collabox

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez configurer le menu de chaque employé en cochant cette case :

Puis, vous verrez les liens vers la feuille de temps a signer. Notez que cette fonction est compatible pour les feuilles de temps hebdomadaires et quotidiennes seulement.

Cliquez ensuite sur le lien de signature et faites signer directement avec la souris de l’ordinateur. Ajoutez le nom complet puis confirmez la signature. Le tour est joué!

Voici un exemple de signature.

Signer une feuille de temps sur PDF

Attention, cette option nécessite une personnalisation.

Dirigez-vous vers le menu principal et sélectionner l’icône « Feuille de temps ».

Remplissez votre feuille de temps comme à l’habitude, puis regardez à droite de votre écran sous le descriptif de la journée. Vous y verrez un bouton « Imprimer le PDF ».

Cliquez dessus pour voir apparaître la feuille de temps en format PDF.

Signer le PDF

À côté du bouton « Imprimer le PDF » s’en trouve un deuxième du nom de « Signer le PDF ».

Cliquez sur le bouton et signez le document. En imprimant le PDF à nouveau, comme à l’étape précédente, la signature apparaît.

Fonction de saisie du temps terminée

Pour les entreprises qui fonctionnent par feuilles de temps à la journée et qui ont des employés à temps partiel ou contractuels, une fonctionnalité Collabox « Saisie du temps complétée pour la semaine » a été ajoutée.

Cette case vous assure que l’employé a bien terminé de remplir ses feuilles de temps pour la semaine.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274

Tâches et rendez-vous dans le calendrier

By Calendrier, Nouveautés, Rendez-vous, Tâches

Vous pouvez afficher les tâches et rendez-vous simultanément dans votre calendrier

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Tous les projets sont délivrés à temps.

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.


À l’inverse, si vous avez des tâches qui ne nécessitent pas un affichage au calendrier, vous pouvez les retirer simplement. Lorsque vous créez une tâche, cocher ou non la case suivante.

Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. 


Lorsque vous créez une tâche, indiquez une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier. Cette option a été mise en place le 20 décembre 2017.

Attention à la conversion de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement. Il suffit de déplacer la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer. Déplacez ensuite votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date est enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Mise à jour du 4 juillet 2018

Les échéances des tâches sont affichées dans le calendrier de façon indépendante par rapport au moment prévu pour la réalisation de la tâche. Elles sont reconnaissables grâce à la petite icône d’horloge située en haut à droite de la case. Le moment de réalisation de la tâche, lui, n’en a pas. 

De plus, les échéances possèdent un petit crochet vert dans chacune des cases pour indiquer que vous n’êtes pas en retard.

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info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Facturation inter-compagnie

By Facturation, Nouveautés

Certaines entreprises utilisent les prêts de « service » dans leurs activités quotidiennes. Êtes-vous de ceux et celles qui devez facturer pour prêt de service d’une compagnie sœur à une autre? Collabox vous permet de le faire. C’est ce que nous appelons la facturation interco ou inter-compagnie.

Image démontrant une facturation papier avec calculatrice à gauche, avec une flèche faisant le lien vers la droite sur un état des résultats numérique de Collabox.

Fonctionnement de la facturation inter-compagnie

D’abord, s’il s’agit de deux corporations, vous devez avoir deux comptes Collabox puisque deux états des résultats distincts sont exigés. Sinon, un seul compte suffit. De là, il vous sera possible de réaliser votre facturation inter-compagnie très facilement.

Ensuite, il vous faut créer une facture de service dans l’entreprise A et l’envoyer à l’entreprise B pour qui elle devient un déboursé.

En somme, vous devez utiliser les fonctions de revenu et déboursés de vos compagnies pour bien gérer votre facturation. Ainsi, un prêt de service est un revenue pour la première entreprise, alors qu’elle devient un déboursé pour la seconde, et vice-versa.

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info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Service de tenue de livre

By Comptabilité, Nouveautés
Comptabilité Collabox
Comptabilité Collabox

Collabox offre un service de tenue de livre pour vous aider à performer!

Impartition en tenue de livre avec le module de comptabilité de Collabox
RÉSERVER LE SERVICE DÈS MAINTENANT!

Vous avez besoin de support dans votre tenue de livre, mais vous ne voulez pas embaucher une ressource uniquement pour faire ce travail?

Vous utilisez le module comptabilité du Collabox et vous auriez quelques tâches de tenue de livre à faire faire périodiquement?

Que ce soit 5 heures par mois, 2 heures par semaine ou plus, nous pouvons le faire pour vous grâce au Service de tenue de livre Collabox.

Voici des exemples de tâches effectuées par notre équipe :

– Préparer et effectuer les remises de taxes
– Effectuer la gestion des comptes à recevoir
– Gérer des fournisseurs pour suivre les comptes à payer
– Faire la conciliation bancaire mensuelle
– Faire les tâches reliées à la facturation
– Préparer des fichiers de paye
– Saisir les dépenses (déboursés)
– Produire différents rapports selon les besoins

–  Autres services selon vos besoins, nous sommes à l’écoute!

Ce service est facturé à l’heure

Un minimum de 2 heures par mois doit être réservé.

En tout temps pour connaître les modalités, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

louise.lahaie@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120

Diagramme de Gantt

By Calendrier, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Tâches

Le suivi de projets et de tâches d’un organisme nécessite parfois l’utilisation d’un diagramme de Gantt. Collabox a donc ajouté cette fonctionnalité à son système ERP.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt

Il s’agit d’un outil visuel graphique qui met en évidence les dates de début et de fin de projet. Ainsi, en un coup d’œil le responsable peut voir l’avancement de ses projets en temps réel selon les échéanciers prévus. Il peut alors identifier les tâches à mettre de l’avant afin d’accomplir son projet dans le temps imparti.

Calendrier et échéanciers

Lorsque vous êtes abonné au diagramme de Gantt et désirez voir vos échéanciers, dirigez-vous d’abord vers le menu principal « Calendrier » en haut de la page.

Emplacement du module Calendrier dans le menu principal de Collabox.

Puis, sélectionnez l’onglet « Projet ».

Cette image montre l'emplacement l'onglet Projet dans le calendrier.

Choisissez la période, le chargé de projet et l’employé désiré. Ensuite cliquez sur le bouton « ok ».

Cette image montre les options de recherche pour le diagramme de Gantt. On peut choisir les dates de début et de fin du projet, le nom du chargé de projet et le nom de l'employé affecté.

Ensuite, vous verrez s’afficher la liste des projets selon les critères choisis. Des bandes horizontales sont visibles et montrent l’avancement du projet selon les échéances.

Voici un exemple de diagramme de Gantt où l'on voit les dates d'échéance des différents projets qui sont affichés.

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Outil de signature électronique des offres de services

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés, Offres de services

Perdez-vous beaucoup de temps à obtenir la signature électronique de vos offres de services? Collabox a instauré une fonctionnalité qui permet à vos clients de signer l’offre de services que vous lui envoyez directement dans le courriel. Voici comment procéder pour utiliser cette fonction.

Rédiger un message

Lorsque votre offre de services est prête à être envoyée à votre client ou à un prospect, dirigez-vous ensuite vers l’onglet « Envoi par courriel » du formulaire.

Onglet "Envoi par courriel" dans le formulaire de création d'une offre de service.

Puis, rédigez votre message en y ajoutant un sujet et un courriel d’envoi. Notez que votre offre de services est automatiquement ajoutée en pièce jointe.

Un exemple de message à envoyer à un client via la plateforme de courriels du Collabox.

Ajouter l’option de la signature électronique

Sous le message se trouvent plusieurs options sous la forme de cases à cocher. Choisissez d’abord qui recevra une copie du message, puis sélectionnez la case « Signature requise ».

Case à cocher pour déterminer à qui sera envoyé la copie du message. De plus, uns case "signature requise" est cochée pour permettre la signature client.

Lorsque le client ouvrira son message, il aura l’option de signer l’offre de service en cliquant sur un lien.

Il s'agit d'une image montrant le texte envoyé au client pour la signature en ligne de l'offre de service.

Voici un aperçu du visuel de signature Collabox.

Il s'agit d'une image montrant comment le client pourra signer l'offre de service.

Lorsque le client a signé l’offre, vous recevez une notification.

Message envoyé à l'utilisateur de Collabox lorsque le client a signé l'offre en ligne.

De plus, l’icône de l’offre de service devient vert. Ainsi, il est facilement repérable et vous évite d’ouvrir le document pour aller vérifier que la signature est présente.

Lorsque l'offre de service est signée par le client, une icône verte apparaît à côté du numéro de l'offre de service dans la liste Collabox.

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Système d’envois massifs – SMS corporatif

By Contacts, Nouveautés, Votre CRM

Collabox offre la possibilité d’obtenir un système d’envoi de SMS corporatif pour vos clients, contacts, employés, étudiants, enseignants ou participants. Les avantages sont nombreux et augmentent l’efficacité de la communication avec vos correspondants.

Collabox a amélioré la fonctionnalité du SMS corporatif. Ainsi, le destinataire peut choisir de recevoir les alertes directement sur son compte personnel sans avoir à vérifier le compte corporatif en question.

Communication Client

Donnez le numéro corporatif à vos clients et vos contacts pour une communication plus efficace. Ils pourront vous joindre rapidement et vous pourrez également les informer sur l’avancement de leur projet, leur envoyer des rappels de commande ou encore leur annoncer une nouveauté.

Utilisation interne du SMS corporatif

Utilisez le numéro SMS corporatif pour gérer la communication interne de votre entreprise. Affectez l’ensemble de vos employés à un rendez-vous ou encore attribuez-leur des tâches communes. De plus, avertissez votre équipe d’un nouveau projet ou de toute autre information pertinente concernant, par exemple, une urgence, un changement de priorité ou une modification d’échéancier. Encore plus rapide que le courriel!

Vous devez rejoindre rapidement l’ensemble de vos enseignants, de vos élèves ou des parents? Le SMS corporatif est l’outil idéal pour le faire.

Comment rédiger un SMS

Deux options s’offrent à vous pour la rédaction d’un message texte via le Collabox. Il est possible de rédiger d’avance des messages et de les garder en mémoire ou encore d’écrire un message plus personnalisé en direct. Attention, le message a une capacité maximale de 160 caractères.

Le pré-enregistrement des messages s’effectue à partir de l’onglet « Messages SMS ».

Donnez un titre et écrivez un message qui sera gardé en mémoire dans Collabox.

Par la suite, rendez-vous dans l’onglet « Envoi de SMS » dans le menu de gauche.

Sélectionnez un message pré-enregistré ou alors optez pour la rédaction en direct.

Remplissez ensuite les informations pertinentes à l’envoi. Vous pouvez ajouter des listes de distribution, par exemple un groupe de clients, une route de livraison, une équipe de travail ou encore une liste de prospection.

Il est aussi possible de faire des envois SMS massifs à des routes de livraisons. Par exemple pour avertir les clients qu’il y aura une livraison à leur commerce ou pour des messages marketing.

Les routes de livraisons sont montées à partir de votre liste de contacts (CRM).

Dans la « Fiche Contact », il faut cocher la case SMS pour accéder à cette liste.

Gestion des SMS corporatif

Collabox enregistre tous les SMS corporatifs reçus et envoyés.

Pour y accéder, dirigez-vous d’abord dans le menu Outils et sélectionnez envoi de SMS.

Puis, plusieurs options de filtre s’offrent à vous. Recherchez un message rapidement selon le client, le contact ou l’employé. Vous pouvez également filtrer les résultats par date.

Modalités

Pour avoir accès au SMS corporatif, vous devez nous contactez et Collabox vous attribuera un numéro de messagerie spécifique. Un frais d’abonnement mensuel fixe et un coût d’utilisation par SMS s’appliquent.

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En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre. info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120

Configurer son Collabox : Champs personnalisés et menus déroulants

By Configuration, Configurer son Collabox, Nouveautés

Déjà bien connus des utilisateurs du Collabox, les champs personnalisés sont maintenant encore plus spécifiques grâce à l’ajout des menus déroulants.


Ajouter des champs personnalisés et menus déroulants

Allez d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Dans le menu de gauche, choisissez la fonction « Champs personnalisés ».

Ajoutez un nouveau champs ou modifier un champ personnalisé déjà inscrit.

Remplissez les cases puis sélectionnez le champ que vous désirez. Plusieurs options s’offrent à vous, donc des cases simples. Le chois qui nous intéresse ici est le « Champ à choix multiple (déroulant multiple) ». Choisissez où vous souhaitez qu’il soit présenté dans le formulaire, puis sélectionnez ensuite le type de menu déroulant que vous désirez. Les options sont une liste : de produits, d’employés, de ressources ou de contacts. Combinez votre menu déroulant à un champs simple ou à une image pour mieux vous y retrouver!

Indiquez les valeurs qui feront parties de votre menu déroulant.

N’oubliez pas de bien choisir le formulaire où apparaîtra vos champs personnalisés!

Voici le résultat d’un champ personnalisé contenant un menu déroulant.

Visionnez plusieurs tutoriels vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

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Le Followmail

By Followmail, Nouveautés

Le Followmail est l’outil de communication idéal avec vos contacts, clients et prospects! Il s’agit d’un système fonctionnant comme une infolettre, mais dont les listes de distributions sont personnalisables par votre entreprise.

Le Followmail – Nouveautés

Pour les abonnés déjà inscrits au module Contacts (CRM) du Collabox, le Followmail a fait peau neuve!

  • Un éditeur performant et comprenant plusieurs fonctions
  • Un système d’envoi qui permet de programmer vos envois à des dates et heures différentes
  • Un système pour faire des listes de distributions ciblées et spécifiques
  • Des champs qui permettent de personnaliser votre message
  • La possibilité d’inclure des liens vers d’autres site web
  • Des rapports statistiques d’envoi et de performance de vos messages
  • Méthode « Drag & Drop » pour monter votre message
  • Mode « responsive » pour les appareils mobiles

Liste de distribution

Le Followmail fonctionne en étroite collaboration avec le module CRM de Collabox. Chaque contact de votre module a l’option, ou non, de faire partie d’une liste de distribution. À vous de sélectionner l’option au besoin directement dans la fiche d’un contact. Pour se faire, allez dans l’onglet Contact et directement dans la fiche d’un individu. Au bas de la page, cochez la case « inscrit aux listes de distribution »

Par la suite, dirigez-vous vers l’onglet « Liste de distribution » dans le menu de gauche.

Ajoutez une nouvelle liste ou sélectionnez-en une déjà faite. Attribuez-lui un nom.

Inscrivez le nom de tous les contacts qui vont se retrouver dans votre liste.

Votre liste de distribution est faite. Vous pouvez en créer de nombreuses pour différents clients, fournisseurs, prospects ou pour l’ensemble de vos contacts.

Messages

Sélectionnez l’onglet « Messages » dans le menu de gauche.

Puis, ajoutez un nouveau message.

Donnez-lui un nom, un objet et éditez-le.

L’édition du message se fait avec une multitude d’outils. Personnalisez votre message facilement!

Envoi d’un message

Retournez dans le menu de gauche et cliquez sur « Envois ».

Ajoutez un envoi. Remplissez les champs demandés, ajoutez le message puis cochez les cases désirées. Par exemple, la case « Demander une confirmation de réception du courriel » est indiquée.

Cochez finalement la liste de distribution visée par votre message. Plusieurs listes peuvent être cochées simultanément.

Statistiques du Followmail

Collabox conserve les envois, les messages et offre la possibilité de voir les statistiques relatifs aux ouvertures de vos messages. Pour vérifier vos statistiques, retournez dans un message envoyé et sélectionnez l’onglet « Contacts ».

La liste de tous les contacts qui ont reçu le message s’affiche, avec une colonne intitulée « Nombre de consultations » et une autre « Date de la première consultation ». Vous voyez ainsi qui a ouvert et lu votre message!

Si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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Crédit suspendu dans une fiche client

By Comptabilité, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Nouveautés

Il arrive parfois que vous deviez noter un crédit suspendu au niveau de la facturation pour un client. Pour se faire, Collabox a développé une case toute simple à cocher. Cette étape est réversible en tout temps.

Fiche client

Pour suspendre un crédit, il vous faut passer par la fiche du client. Dirigez-vous d’abord dans le menu principal « Configuration ».

Sélectionnez ensuite l’option « Clients » dans le menu de gauche. La liste de vos clients s’affichent par ordre alphabétique.

Choisissez le client auquel vous souhaitez noter un crédit suspendu. Puis, sous l’onglet « Infos », défilez la page jusqu’à l’option souhaitée. Cochez la case associée à la suspension du crédit.

Effets du crédit suspendu

En cochant la case, deux modifications au client se produit. La première consiste en un changement de couleur dans la liste des clients; il est maintenant rouge.

Deuxièmement, un message apparaîtra en haut de la page de signature des factures qui seront à son nom. Ainsi, le statut du client est facilement repérable.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre Blogue pour découvrir d’autres fonctionnalités du Collabox!

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