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À propos du Collabox

Collabox est un logiciel de type ERP à la carte et 100% québécois

Collabox logiciel ERP

Il permet aux entreprises de toutes tailles de gérer les opérations importantes grâce à une base de données unique.

  • C’est un ERP (entreprise ressource planning) complet qui s’adapte à une vaste gamme d’entreprises (1 à 700 employés).
  • Il s’adresse aux entreprises des services professionnels tels que les architectes, ingénieurs, secteur de la construction, professionnels des ressources humaines et du recrutement, services de marketing et bien d’autres.
  • Il répond également aux besoins des entreprises du milieu manufacturier et de la production, les services de traiteurs, brûlerie de café et autres.
  • Conçu pour être utilisé  « à la carte » c’est-à-dire par abonnement mensuel selon les modules dont vous avez besoin.
  • C’est un produit 100% québécois dont le siège social est à Québec mais qui a des milliers d’utilisateurs à travers le Québec, la France et la Belgique.
  • Il offre en plus un CRM performant qui vous permet d’être en contrôle de vos ventes et de vos communications avec vos clients et collègues.
  • Le Collabox est un logiciel multiplateforme et interconnecté en plus d’être évolutif et compatible avec plus de 35 systèmes.
  • Nous sommes une entreprise d’avant-garde qui a pris la décision de devenir infonuagique en 1998.
  • Le Collabox vous permet d’être en contrôle de toutes vos activités d’entreprise en tout temps sur votre téléphone intelligent ou votre tablette ainsi que sur votre ordinateur.
  • Le logiciel est aussi un outil de collaboration avec vos collègues et vos clients.
  • Le Collabox devient votre base de donnée centralisée et accessible à vos collègues de travail

Les types de feuille de temps

By 10 avantages de travailler avec Collabox, Employés, Feuille de temps, Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte

Tirer un maximum de la feuille de temps Collabox

La feuille de temps est un outil indispensable pour toute entreprise ayant besoin de mesurer et de facturer les heures aux clients. Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuille de temps réfléchies :

  • Pour ceux qu’aiment conserver leurs habitudes
  • Avec une esthétique branchée
  • Pour ceux qu’ont besoin d’une vision d’ensemble
  • La plus accessible à partir des téléphones

1. La Standard

La première type de feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faites un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

2. La techno

Parmi les types de feuille de temps, ce modèle est le seul à offrir un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

3. L’hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

4. La feuille de temps express, la plus accessible à partir des téléphones

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée.

La feuille de temps express

Exemple de feuille de temps express

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.

Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

Productivité

By À propos du Collabox

La transformation numérique

Les projets de transformation numérique dans une organisation permettent de gagner de la productivité à plusieurs niveaux. Un logiciel de gestion d’entreprise tel que Collabox vous permet de travailler plus intelligemment. L’environnement quotidien des employés et les processus de l’entreprise seront grandement améliorés.

Voici différentes opportunités d’amélioration de l’efficacité directement liées à l’utilisation du Collabox.

  • Centraliser les données
  • Permettre la saisie unique des informations
  • Éliminer les tâches répétitives
  • Mettre les énergies aux actions à valeur ajoutée
  • Regrouper les informations au même endroit, fini les pertes de temps à chercher de l’information
  • Créer des automatismes qui permettent de faire des envois groupés, des renouvellements de factures ou d’abonnements, gérer les achats
  • Obtenir en un coup d’œil l’état d’avancement des projets au lieu de parler à 4 personnes pour obtenir 4 fichiers Excel différents qu’il faut déchiffrer

 

Les 10 avantages de travailler avec le Collabox

By 10 avantages de travailler avec Collabox, À propos du Collabox

Voici les 10 avantages Collabox pour votre entreprise.

1-   Collabox offre une solution complète


Le principal avantage Collabox est que ces modules et fonctions couvrent la totalité des besoins d’une entreprise. En plus, vous payez un abonnement uniquement pour les modules que vous utilisez: nous sommes LE ERP à la carte!

2- Une solution personnalisable selon vos besoins


Chaque entreprise a des besoins qui lui sont propres. Ainsi, Collabox présente plusieurs centaines de configurations et des droits d’accès qui vous permettent d’ajuster l’outil selon vos besoins et selon les responsabilités des employés qui utilisent le système.

En plus, notre équipe de développement peut modifier ou développer toutes les fonctionnalités du logiciel. Nous sommes donc en complet contrôle du code source qui nous appartient en propre.

Anecdote : 50% de nos clients utilise le système « Out of The Box ». L’autre moitié nous ont demandé des personnalisations.

3- Une solution Québécoise sans intermédiaire


Collabox est une solution développée et mise en marché à Québec. Nous sommes les développeurs du produit, nous le vendons et le supportons. Alors, nul besoin de payer pour le directeur de produit de San Francisco, le distributeur régional ou le créateur Belge. Nous avons bâti notre système avec nos capitaux propres. Ainsi, sans investisseurs de capital de risque, le besoin de retour sur l’investissement se reflète sur les prix chargés aux clients.

De plus, il n’est pas nécessaire de transiger avec une firme d’implantation, c’est notre équipe qui livre le produit, directement pour ce qu’il est.

Finalement, nous encaissons nous-mêmes les revenus d’abonnement, les honoraires d’implantation et de formation (qui sont requis que dans 50% des cas).  Nous éliminons ainsi plusieurs intermédiaires, nous pouvons offrir des implantations à une fraction de ce que charge les grands systèmes.

4- Un produit qui a de l’histoire et du support


Nous sommes en service depuis août 1998 (oui, oui, ce n’est pas une erreur de frappe!). Nos clients sont fidèles et ils nous le témoignent constamment, comme la page des témoignages de nos clients vous le démontre. En somme, faire affaire avec nous, c’est compter sur un fournisseur-expert dont l’équipe a plus de 20 ans de parcours avec ce logiciel et encore plus d’expérience en affaires.

5- Des mises à jour et des améliorations constantes


Notre équipe de programmeurs-développeurs de logiciel est toujours disponible et en mode « service ». De plus, nous procédons à des mises à jour et des ajouts de fonctionnalités hebdomadaires voire quotidiennes (de 5 à 15 mises à jour par semaine).

Ensuite, aux heures normales de bureau, le Super-Utilisateur de votre organisation peut parler de vive voix directement à un expert Collabox. Ce support au Super-Utlisateur est gratuit et unique dans notre industrie. C’est un avantage Collabox incontournable. Finalement, nous avons une ligne de support d’urgence où les demandes de support et de résolution de problèmes peuvent être adressées en tout temps. 

6- Une infrastructure technique de classe mondiale et des pratiques exemplaires


D’abord, nous profitons d’un hébergement cloud de très grande qualité. Puis, nous utilisons une triple redondance de nos centres de données (« Load balancing », prévention des attaques DDOS, Brute force, etc). En plus, nous procédons à des backup quotidiens dans nos bureaux.

Ensuite, lors d’un Audit de sécurité informatique, l’officier de sécurité de Cogego mentionnait ceci :

« Je n’ai jamais vu une aussi petite organisation tirer profit d’une aussi bonne infrastructure informatique. Sur certains points, vous êtes mieux installés que le siège social de Cogego ».

7- Un système qui n’est pas isolé


Collabox interagit avec plus de 35 autres systèmes. En plus, il utilise des API pour faire le lien avec vos autres logiciels. Nous croyons que nos capacités de synchronisation avec les autres systèmes que vous pourriez utiliser sont une de nos forces.

En fait, cette capacité d’interagir avec d’autres systèmes se traduit aussi dans notre facilité de conversion des données des systèmes passés de nos clients vers le Collabox. D’ailleurs, nous avons déjà procédé à des dizaines de conversions de tels systèmes, allant du fichier excel aux données propriétaires très hermétiques et demandant du véritable «reverse engineering».

8- Un système multi-plateformes


Collabox est un outil multi-plateformes, par exemples Windows, Mac, Linux, Android, IOS, écran de 27 pouces, tablette de 8 pouces ou encore téléphone de 2 pouces. Collabox est accessible avec n’importe quel appareil, de partout dans le monde.

De plus, les pages du Collabox sont optimisées et consomment très peu de bande passante. Parfait pour le représentant sur la route qui utilise la connexion partagée de son cellulaire ou le réseau Wi-Fi minimum de l’hôtel. 

9 – Nous sommes des formateurs et nous contribuons à ce que vous obteniez des subventions


Les employés de Collabox ont un impressionnant parcours de formateurs. Prix de la ministre de l’Éducation, certification d’agrégation, charge de cours universitaire, design de cours de premier et deuxième cycle, des centaines de conférences et des milliers d’heures de formation. 

Plusieurs fois nous avons appuyé nos clients en développant des plans de formation qui leur ont permis d’obtenir des subventions (en particulier Emploi Québec, mais aussi le Mapaq, Investissement-Québec, la BDC, ou les instances municipales.

Bien que nous ne prenions pas en charge les démarches de subventions (plusieurs points des demandes sont intimement liés à la réalité de votre entreprise), nous sommes néanmoins un véritable partenaire dans l’élaboration d’un plan de formation qui a toutes les chances d’être acceptée par les organismes subventionnaires.

10- Nous aimerions beaucoup travailler avec vous!


Notre mentor en développement des affaires disait :

« Un prospect, c’est quelqu’un qui a besoin de nos services, qui en retirera un avantage financier et que nous rencontrons dans des conditions favorables ».

Série EFFICACE – virtuelle

By À propos du Collabox, Formation web

Gratuit

Réflexions, échanges et réseautage

9 Juin 2022, 11h à 12h

La Série EFFICACE est une rencontre de réflexions, partage et réseautage (virtuel)

Le 9 juin nous vous partagerons nos 5 facteurs de réussite dans l’implantation d’un logiciel de gestion.

Vous pensez à implanter un logiciel? Vous aimeriez avoir des trucs concrets?

Inscription : louise.lahaie@collabox.com

1 heure = 1 sujet + du réseautage!

  • Inscription obligatoire
  • Vous recevrez un courriel avec le lien de connexion dans les 12 heures précédents la date de la formation.

Un logiciel de gestion ERP

By Fonctions ERP (enterprise resource planning), Le Collabox, un ERP à la carte, Médias

Lorsqu’on implante un logiciel de gestion ERP il y a de la préparation, de la réflexion, de l’analyse et beaucoup d’autres éléments à prendre en considération.

Cet article parle des facteurs qui déclenchent une réflexion sur l’implantation d’un système ERP. Il présente aussi des questions qu’il faut se poser avant, pendant et après l’implantation. Finalement, il décrit quelques facteurs de réussite qui permettent de voir si l’implantation a bien réussi.

1. Identifier ses besoins

La première étape avant d’implanter un système ERP est de déterminer vos besoins, ce qu’il vous manque pour être en contrôle de vos affaires. Cela peut avoir trait à vos échéanciers comme à la connaissance des coûts réels de vos projets. Dressez donc en premier la liste de tous vos besoins.

Ensuite, vérifiez auprès de votre organisme quels sont les attentes des employés, leur perception envers le virage numérique. Possédez-vous déjà des processus en place? Vous pouvez vérifier auprès de vos fournisseurs.

2. La communication

Assurez-vous que tous les intervenants de l’entreprise sont mis au courant du processus d’implantation. L’implication des hauts dirigeants est importante. Suivez de près l’évolution, échangez vos réactions, informez et intéressez-vous au processus en cours. La gestion du changement est importante pour rassurer les employés.

Postes offerts chez Collabox

3. L’implantation du logiciel de gestion ERP

L’implantation est un processus graduel. Chaque besoin est évalué, analysé et une solution fiable, rentable et durable est prévue. Votre entreprise y va à sa vitesse. Les configurations se font par plusieurs étapes. Il y a l’importation des données existantes, comme les clients, les factures et les contacts, dans le nouveau logiciel. Puis, des formations sur l’utilisation du Collabox sont données de manière à optimiser l’efficacité de vos employés. Le Blogue et les Vidéos Youtube sont accessibles en tout temps au besoin.

Pour terminer, voici une courte présentation « dynamique » portant sur 5 facteurs de réussite pour implanter un logiciel de gestion ERP réalisée par Louise Lahaie lors d’un petit-déjeuner réseautage au Réseau des Femmes d’Affaires du Québec, région de Québec.


Procédures et documentation

By À propos du Collabox, Gestion, Logiciel Collabox, Nouveautés

PROCÉDURES ET DOCUMENTATION – OUTIL DE COLLABORATION AGILE ET FLEXIBLE

Connaissez-vous cet outil de collaboration?

Un outil qui vous permet de sauvegarder vos procédures de travail, vos processus organisationnels, ainsi que la documentation que vous voulez conserver soit pour consulter, archiver, modifier par un autre collègue. De nombreuses possibilités s’offrent à vous.

L’outil « Procédures et documentation » permet d’écrire vos procédures, étapes par étapes, de faire des catégories, de les placer dans un ordre spécifique. Il permet aussi d’y lier des documents pour référence. Grâce à une gestion des droits d’accès que vous faites vous-même, vos collègues peuvent consulter ou modifier, ajouter et mettre à jour ces informations. Vous pouvez aussi archiver des documents de différents formats: images (jpeg, png), PDF,chiffriers, etc.

Ce nouvel outil vous est proposé sous forme d’abonnement mensuel. Contactez-nous si vous désirez vous abonner.

Voici un exemple dans le compte de NOVA INC- notre compte démo
Procédures et documentation
Voici un exemple de catégories dans le compte de NOVA INC- notre compte démo

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Collabox a 20 ans

By Notre histoire

À l’automne 2018, Collabox a célébré ses 20 ans d’existence. Nous avons organisé une soirée avec nos amis et clients pour le célébrer.

Une dégustation de scotch avec des photos de notre voyage en Écosse.

Merci à tous nos fidèles partenaires, clients, famille et amis de nous suivre depuis 20 ans.

Alertbox

By Recherche et développement

Eh non, vous n’avez jamais entendu parler de l’Alertbox avant aujourd’hui! C’est un produit que l’équipe a créé il y a quelques années.

On s’est un peu amusés avec des « mini ordis » qu’on appelle des « micro-controleurs », quelques fils et une lumière gyrophare…

Avides de savoir ce qu’on a bien pu créer comme système? Le voilà!


Pourquoi un Alertbox

Votre Alertbox peut-être en communication avec votre Collabox. Selon vos préférences, on la reliera à différents types d’intervention dans le logiciel, par exemple aux ventes, et lorsqu’un de vos vendeurs effectuera une nouvelle vente, la lumière sur le dessus de la boîte s’allumera quelques secondes pour vous l’annoncer. Motivant, n’est-ce pas?

Les possibilités de l’Alertbox sont infinies! Toutes les notifications qui existent déjà dans Collabox peuvent être annoncées par votre nouvelle « boîte à alertes », mais on ne se limite pas qu’à ça!

Vous avez une idée pour motiver vos troupes? Faites-nous-en part! N’hésitez pas à venir discuter avec nous de vos idées pour utiliser l’Alertbox, nous nous ferons un plaisir d’adapter cet outil à vos besoins.

Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!

En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

info@collabox.com (418) 907-9274

Application web VS application mobile

By À propos du Collabox, Notre application

La beauté de Collabox est sa portabilité c’est-à-dire qu’on peut l’utiliser sur des systèmes informatiques différents. Il est donc accessible partout à condition d’être connecté à Internet. 

L’application Web

L’OQLF définit l’application Web comme une « application pouvant tourner sur un serveur Web ». On peut la consulter en utilisant un navigateur Web comme Internet Explorer, Safari, Chrome ou Firefox. La beauté de l’utilisation du navigateur pour accéder à l’application Web c’est qu’on peut utiliser autant un ordinateur, une tablette, un téléphone intelligent ou tout autre appareil pouvant utiliser le protocole HTTP (ex. Collabox.com, Sales-Track.ca, etc.). Ce qui permet la bonne compatibilité entre les différents appareils est dû à la bonne gestion des composantes CSS du site. Un CSS bien conçu permet d’adapter le rendu de l’application sur les différents écrans des appareils cités.

Pour et contre

  • Un avantage de l’application Web est qu’elle est immédiatement disponible pour tous les appareils pouvant accéder au Web (à condition d’avoir été développé en ce sens, ce qui est aujourd’hui la norme).
  • Un autre avantage de l’application Web est qu’elle donne accès presque instantanément à l’information et les quantités d’information téléchargées sont toutes petites. Elles sont aussi spécifiques à la recherche que l’on fait et aux documents consultés.
  • Une application Web ne requiert pas d’être « approuvée » par les sites de distribution d’application comme App Store et Google Play. Ainsi, la publication et la mise à jour d’une application Web sont instantanées et ne souffrent d’aucun délai.
  • Un inconvénient de l’application Web est qu’elle requiert une connexion Internet en continu. Sans connexion Internet, pratiquement aucune information n’est accessible.

Collabox mobilité

 

 

 

L’application mobile

Collabox- Feuille de temps mobile

Pour sa part, une application mobile est une « application conçue pour être téléchargée et fonctionner sur un appareil mobile » (OQLF, 2013). Cette dernière est développée dans un langage spécifique à chaque type de mobile (ex. téléphones intelligents, tablettes numériques). L’application mobile peut être préinstallée sur un appareil mobile ou téléchargée dans une boutique en ligne (App Store sur iOS ou Google Play sur Android), on parle alors d’une application native. Ce type d’application n’est pas compatible avec les ordinateurs.  Leur portée est donc beaucoup moins grande et l’édition de leur contenu plus complexe parce que démultipliée par autant de plateformes. De manière générale, le développement et la mise à jour représentent un investissement plus important qu’une application Web.

Pour et contre

  • Un avantage de l’application mobile est qu’elle s’utilise sans connexion Internet active. Tout le contenu est déjà téléchargé sur le téléphone. Il faut bien sûr avoir une connexion Internet active pour effectuer ce téléchargement.
  • Un inconvénient de l’application mobile est qu’on doit télécharger l’ensemble de la « banque de données » que l’on consulte. Il existe des exceptions, mais il n’est pas du tout d’usage de procéder à des mises à jour à même l’application. Ainsi l’utilisateur devra télécharger beaucoup d’information avant de pouvoir consulter sa première page.
  • Le contenu d’une application mobile n’est pas répertorié par les moteurs de recherche. Ainsi, une information provenant d’une application mobile ne pourra pas être « trouvée » par Google.
  • Une application mobile est tributaire du système d’exploitation et de la version de celui-ci. Sa compatibilité avec des appareils moins récents peut devenir un enjeu. Sa disponibilité pour des appareils « non prévus » est impossible.

 

Les macarons des 3 millions d’entrées

By À propos du Collabox, Notre histoire

Le 20 janvier 2015, l’équipe de Collabox a convié ses clients pour célébrer les 3 millions d’entrées dans le module de feuille de temps. Onze personnes ont reçu, lors de cette soirée, des macarons personnalisés pour souligner un fait ou une anecdote reliés à Collabox.