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Qu’est-ce que le Collabox ?

By À propos, Logiciel de gestion d'entreprise

Le Collabox est un logiciel de gestion d’entreprise accessible en ligne qui se personnalise selon vos besoins. Ses diverses fonctionnalités se déploient sous trois grandes catégories :

     1- Comptabilité

     2- Gestion de projet

     3- Relation client

Avec le Collabox, suivez à la trace vos dépenses et revenus en tout temps sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur. Utilisez nos différents modules pour gérer toutes vos activités d’entreprise. Feuilles de temps, CRM, agenda, facturation… et plus encore! Jetez un coup d’oeil aux outils de gestion que nous vous offrons.

La comptabilité

Comptabilité

Vous trouverez dans ce module parfaitement sécurisé une panoplie de services qui vous seront d’une grande aide. Vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise. Vous aurez aussi accès à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise, tels que : les rapports des déboursés, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

Facturation

L’outil qui risque d’être le plus utilisé de votre Collabox, la facturation, est très simple à maîtriser. Il vous suffit d’ajouter une facture au nom de votre client, d’inscrire les dates de renouvellement le cas échéant, de la sauvegarder et le tour est joué! Votre facture apparaît dans votre liste de factures. Vous pouvez même la faire parvenir par courriel.

Rapports

Collabox vous offre une panoplie de rapports vous permettant de faire le point sur votre entreprise. Vous pouvez, entre autres, connaître la charge de travail de vos employés, l’avancement des projets, mais aussi votre rentabilité. Ces rapports détaillés se révéleront d’une grande aide pour la gestion de votre entreprise.

 

Remise de taxes

Pas toujours évident, de garder le compte des taxes que vous devez au gouvernement? Collabox fait le calcul pour vous. Il suit les paiements déjà effectués et ceux à venir. Sous la forme d’un rapport (résumé ou détaillé), vous verrez toutes les taxes chargées pour chaque projet, mais aussi celles payées avec vos déboursés.

 

États de compte

Vous pouvez visualiser sur le Collabox un aperçu des états de compte de tous vos clients sous forme de liste, et sur des périodes de temps définies. Il est aussi possible d’afficher les informations sous forme détaillée. Grâce à cette fonction, vous garderez plus facilement à l’œil les montants qui vous sont dus et n’oublierai plus de factures impayées.

 

Impression des chèques

Pour vous faciliter la vie, nous avons ajouté au module comptabilité une fonction pour imprimer des chèques. Vous pouvez inscrire sur vos chèques le montant exact et les personnaliser avec votre libellé.

 

La gestion

Fournisseurs

Vous pouvez conserver en un seul endroit toutes les coordonnées de vos fournisseurs dans le Collabox. Vous n’aurez à entrer leurs informations qu’une seule fois et il vous sera ensuite possible de les mettre à jour en tout temps. Une liste des fournisseurs se crée automatiquement en ordre alphabétique. Fini l’époque où vous peiniez à trouver ces informations!

 

Projets

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projetsous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

 

Déboursés

Vous trouverez, sur le Collabox, une base de données de tous vos déboursés que vous pourrez répartir selon les projets et ajouter aux factures. Vous pouvez, à tout moment, modifier les informations qui y sont répertoriées. La liste des déboursés classe les éléments en fonction de leur numéro et tient compte de vos préférences de tri. Les déboursés en caractère gras représentent les comptes à payer.

 

Bons de commande

Les bons de commande vous permettent de créer instantanément des déboursés. Ils sont considérés comme des dépenses à venir lorsque vous consultez vos rapports de rentabilité de projet. Collabox vous rend la tâche plus facile quand vient le temps de faire le suivi des commandes auprès des différents fournisseurs. Vous avez maintenant l’occasion de faire parvenir à vos fournisseurs vos bons de commande par courriel comme c’est le cas pour les factures, les états de compte et les offres de service. Le bon de commande rassemble toutes les informations importantes en présentant le détail de votre commande, l’adresse de votre fournisseur et une description des travaux demandés.

 

Employés

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projetsous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

Grâce au Collabox, vous avez accès à la liste complète de vos employés actifs. Vous pouvez, en quelques clics, gérer la liste en ajoutant ou en désactivant un employé. Toutes les informations saisies concernant vos employés seront conservées même en cas de désactivation. Vous pourrez donc y accéder en tout temps et même réactiver l’employé en cas de besoin.

Feuille de temps

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projetsous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

 

L’agenda

L’agenda du Collabox est un excellent planificateur. Vous avez la possibilité de consulter l’agenda collectif, qui affiche l’horaire et les tâches de tous les employés sur une même page, ou de ne sélectionner que les employés dont vous souhaitez connaître l’emploi du temps. Vous pouvez aussi y inscrire des réunions, et la plage horaire sera réservée dans l’agenda de chacune des personnes concernées. De plus, modifiez la date et l’heure d’un rendez-vous en un seul clic, directement dans l’agenda. Il n’aura jamais été aussi facile de planifier une rencontre!

 

Téléphonie

Vous faites une tonne d’appels dans une journée et n’avez aucun moyen d’en obtenir un suivi rigoureux? Le module de téléphonie du Collabox est parfait pour vous. Il permet de lister les appels, de consulter les fax et même de composer vos numéros automatiquement. Non seulement le module affiche le résumé de vos appels antérieurs, mais il compose aussi des statistiques sur le temps passé au téléphone. En utilisant ce module, vous n’avez plus besoin de vous demander qui communique avec vous. Collabox le fait pour vous, il reconnaît automatiquement l’appelant et vous permet d’accéder rapidement à sa fiche.

 

Offres de services

Il s’agit d’un module très puissant dans le Collabox, puisque vos offres de service peuvent devenir le point de départ d’un projet. Les offres sont souvent personnalisées pour s’adapter aux besoins des clients. La manière dont vous présentez vos prix, tout comme vos offres de service, restent très stratégiques. C’est pour cela que nous avons créé des fiches très détaillées, mais aussi une liste des offres facile à consulter.

Étapes détaillées

Le module Étapes détaillées complète celui des offres de services. Il se veut un moyen rigoureux de déterminer le coût d’un projet. Dans l’offre de service, vous pouvez énumérer les étapes de réalisation d’un projet et associer un prix à chacune d’elles. Ces étapes détaillées deviennent automatiquement des tâches affectées aux intervenants de votre équipe pour la réalisation du projet. Elles sont répertoriées avec une date d’échéance, un nombre d’heures et un pourcentage réalisé. Le tout permet de faire un suivi sur l’avancement du projet. 

Le document Bon de travail, qui se trouve dans l’offre de service, présente les budgets en heures accordés à chacune des étapes. Il peut se révéler un outil très intéressant pour guider l’équipe dans son travail.

 

Tâches

Ce module vous permet d’assigner des tâches à vos employés. Lorsque vous créez une nouvelle tâche, plusieurs paramètres sont personnalisables : attribution d’un ordre de priorité, utilisation d’un code de couleurs, ajout d’une description, inscription d’une date d’échéance, etc. L’employé peut visualiser les tâches que vous lui avez attribuées en consultant une liste qui en présente un résumé, ainsi que le pourcentage accompli. Il peut aussi gérer l’affichage par journée ou par semaine. C’est maintenant plus simple de déléguer des tâches aux bonnes personnes et d’assurer le suivi de leur complétion!

 

Gabarit de tâches

Cet outil permet de créer un gabarit, soit un modèle, d’une tâche et de toutes les étapes nécessaires à sa réalisation (sous-tâches). Une fois le gabarit créé, vous pouvez l’appliquer à autant de projets que vous le souhaitez et les tâches s’affichent toutes avec leurs dates d’échéance respectives, en fonction de leur hiérarchie que vous aurez préalablement déterminée.

 

La relation client

Clients

Vous voulez avoir accès à la liste de tous vos clients sans perdre votre temps? C’est possible grâce à Collabox. Le logiciel vous donne accès à la liste de tous vos clients actifs, et un moteur de recherche vous permet de retrouver leur fiche rapidement.

Les fiches rassemblent les coordonnées de vos clients, la liste de tous les projets qui leurs sont attribués, ainsi que l’historique des factures et versements. Toute l’information importante se trouve ainsi rassemblée en un seul endroit. 

 

CRM — Personnes contacts

Le module Personnes contacts, qui est la base du système CRM du Collabox, joue trois rôles.
Il vous sert d’abord de calendrier des suivis auprès de vos contacts. Vous éviterez de petits oublis de suivi en l’utilisant. Vous pourrez aussi définir un statut d’opportunité et une qualification à chacun de vos contacts pour savoir à qui consacrer le plus d’énergie et à quel moment. Un autre rôle du module consiste à archiver un historique de toutes les interactions avec vos contacts. Vous ne douterez plus de la dernière chose que vous aviez dite à madame Unetelle, ce sera écrit noir sur blanc! Enfin, le module deviendra votre bottin de contacts professionnels. Vous ne perdrez plus un seul numéro!

Petit plus pour de grands résultats: Les données produites par le CRM constituent la base du Rapport des projections de vente, un outil qui vous aidera à mieux voir dans le futur.

 

Le rapport d’activité vendeur

Le Collabox génère des rapports d’activité vendeur, qui dressent le portrait du travail de vos vendeurs pour une période donnée. Vous obtenez le détail de tous les contacts et de toutes les prises de contact de vos vendeurs en un seul coup d’œil. Les rapports peuvent être classés par type d’intervention ou personne contactée.

 

 

L’envoi massif de courriels 

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projetsous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d’écrire des messages, de construire des listes de destinataires, de programmer des envois, puis de suivre le taux d’ouverture de courriel et le nombre de clics sur les hyperliens. C’est idéal pour faire de la sollicitation ou envoyer une infolettre. Collabox vous offre tous les outils pour réaliser votre prochaine campagne de E-Marketing, le tout complètement intégré à votre CRM.

Vacances

By Employés

Vous n’avez pas de projet “Vacances” ? Ne vous inquiétez pas. Suivez ces instructions pour l’ajouter.

Comment ajouter le projet Vacances?


Cliquez d’abord sur “Organisme” dans la barre de navigation latérale gauche.
Ensuite, cliquez sur l’onglet “Projets”.

Vous devez ensuite mettre à jour les types de projet en cliquant sur le lien.

 
Cette page vous affiche tous les types de projet de votre organisme. Pour un en créer un nouveau, cliquez sur “Ajouter un type de projet”.Donnez le nom “Vacances” au type de projet et n’oubliez pas de sélectionner l’option vacances juste au bas. 

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Calendriers Google et Collabox

By Agenda


Comment lier son compte Google à son Collabox?


La première étape consiste à accéder à ses préférences d’utilisateur en cliquant sur “Mes préférences” dans la barre latérale.


Une fois dans les préférences, vous devez aller dans “Préférences avancées” en cliquant sur l’onglet.

Au bas de la page vous aurez la section pour associer votre compte Google à votre Collabox. Après avoir cliqué sur “Associer votre compte Collabox avec votre compte Google”, vous devez vous identifier à l’aide de votre adresse courriel et votre mot de passe. Vous serez automatiquement redirigé à Collabox.

Une fois le compte lié, vous pourrez voir les options disponibles en cliquant sur “Configuration de vos services Google…”. Parmi tous vos agendas, vous pouvez choisir lesquels vous voulez qui soient affiché et/ou importé. La fonction “Exporter maintenant” vous permet d’envoyer dans votre calendrier Google les rendez-vous déjà inscrits dans votre Collabox.

Pour avoir accès à votre calendrier contenant tous vos rendez-vous, il suffit de cliquer sur l’icône “Calendrier” situé dans la barre de menu.

Vous aurez alors la semaine en cours qui s’affichera contenant tous vos rendez-vous. Si vous utilisez un autre logiciel de gestion de calendrier, vous pouvez exporter en format vCal, le calendrier en cliquant sur le lien, situé en bas à droite du calendrier, “Exporter l’agenda en format vCal”.

La section en haut à droite du calendrier vous permet de choisir les options d’affichage du calendrier. Si vous avez choisi d’afficher plusieurs agendas de Google, vous pourrez faire afficher ceux que vous voulez dans le menu déroulant.

Tableau des opportunités

By CRM No Comments

Obtenez plus d’informations à propos de vos opportunités d’affaire dans votre tableau des opportunités.

A la droite de votre tableau, en cliquant sur le montant de ventes, il se déplie et vous obtenez d’un coup d’oeil, les montants reliés aux différentes phases reliées à vos statuts d’opportunités

Offre de service et probabilité de clore

By Projets

LIER UNE OFFRE DE SERVICE À VOTRE OPPORTUNITÉ D’AFFAIRES
Lorsque vous modifiez une offre de service (soumission) vous avez la possibilité d’entrer une probabilité de clore l’offre de service. Il s’agit d’un menu déroulant lié aux opportunités.

1.  Si vous cochez la petite case en bas de « Probabilité de clore », au moment d’enregistrer, une opportunité sera créée dans le contact sélectionné plus haut. Si aucun contact n’est sélectionné, l’enregistrement vous sera refusé.

2.  Suite à l’enregistrement, un lien menant à l’opportunité remplacera la case à cocher. Et vous pourrez cliquer dessus afin d’aller consulter la fiche contact.


3.  Une fois dans la fiche contact, nous pouvons y trouver l’opportunité. La date de suivi est la date de livraison de l’offre de service. On peut y voir le pourcentage de clore et le nom de l’ODS. Et il y a à droite, le montant vendu qui est le montant de l’offre de service. Dans cet exemple, je n’avais pas fait de facture dans l’offre de service donc le montant est de zéro.


Tableau des opportunités

By CRM

Lorsque vous êtes abonné au CRM de Collabox, vous avez accès à de nombreuses fonctions pour gérer vos ventes et vos clients, mais notre vedette est  – Le tableau des opportunités – qui permet de suivre vos activités de vente en temps réel. C’est votre “tunnel de vente” qui vous donne d’un simple coup d’oeil toutes vos opportunités de vente.
Utilisez ce tableau performant et personnalisable dans lequel vous pourrez «cliquer-glisser» et faire vivre vos opportunités d’affaires liées à des montants en temps réel, par clients, par produits ou par service vendus.
Voici un exemple de tableau complété par notre entreprise fictive: Nova

Personnalisable par vous directement dans votre Collabox: les couleurs, les expressions, les types de produits et services vendus.
Un outil complet, dynamique et motivant pour tous!

Accès aux différentes fonctions pour structurer votre tableau des opportunités selon vos besoins
Les principales fonctions sont accessibles dans votre menu Collabox situé à gauche lorsque vous êtes dans la fonction “CONTACT”. Elles vous permettent de personnaliser vous-même votre tableau afin qu’il devienne un outil performant.

1- Le contact et ses dates de suivis 
a) Vous pouvez accéder à la fiche contact directement par le lien cliquable dans la pastille.
b) Vous pouvez modifier la date de suivi de votre contact en cliquant sur le lien du nom de votre contact. Il vous amènera à votre fiche contact dans laquelle vous pourrez modifier les informations nécessaires à votre suivi.

2- La qualification de votre contact
Vous pouvez “qualifier” votre contact comme vous le désirez selon les pratiques de votre entreprise.
Par exemple: Or, Argent, Bronze

3- Les statuts d’opportunités
Vous pouvez inscrire les différents statuts d’opportunités selon votre processus de vente.
Vous indiquez l’appellation, la couleur, le pourcentage de possibilité de clore le mandat selon vos goûts, en plus vous pouvez le faire vous-même .

4- Les liens avec vos offres de services
Vous pouvez consulter l’offre de service (en pdf) qui est reliée à l’opportunité directement dans le tableau des opportunités.

5- Les produits ou services de votre organisation
Le tableau des opportunités vous permet de consulter votre “tunnel de vente” par produits ou services ou pour l’ensemble.
Dans cet exemple, l’entreprise Nova à 3 produits: Boites livraison,consultation professionnelle, rapports d’observations.
Si vous voulez voir toutes les opportunités regroupées en un seul tableau = Cocher =  Combiner les produits en un seul tableau et voilà!

Que vous soyez en consultation professionnelle, dans le secteur de la construction, manufacturier et autres, vous pouvez établir le répertoire de tous vos produits ou services et même, si nécessaire, éclater les spécificités de ceux-ci. Du plus simple au plus détaillé selon vos besoins.
Par exemple, les catégories, le fournisseur de ce produit ou service, le prix coûtant et vendant, le poids,etc.
Pour ce faire vous devez les saisir dans la liste de vos produits ou services.

Vous avez d’autres questions ? Vous voulez vous abonner au CRM de Collabox ?
C’est facile: louise.lahaie@collabox.com ou 418 907-9274, poste 120
Bonnes découvertes et surtout bonnes ventes !

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