Approbation de facture

Vous avez plusieurs chargés de projets qui préparent des factures? D’autres ont besoin de les consulter, mais ne doivent pas les modifier? Il vous suffit de demander à Collabox une approbation de facture pour garder le contrôle.

Accès à la facturation

D’abord, vous décidez qui a le droit de créer et de voir les factures de votre entreprise. Ensuite, dirigez-vous vers la fiche employé pour donner ou retirer un accès à la facturation.

Sélectionner « Configuration » au haut de la page, puis « Employés » dans le menu de gauche.

Image montrant le menu principal de Collabox. Le curseur pointe sur l'onglet "Configuration".
Image montrant une partie du menu de gauche sous l'onglet Configuration. Le curseur pointe vers le lien "Employés"

Choisissez un employé dont l’accès doit être modifié, puis cliquez sur l’onglet « Menus ».

Exemple d'une fiche client où le curseur pointe vers l'onglet "Menus".

Défilez la page jusqu’à ce que vous aperceviez le Module « Facturation et comptabilité ». Cochez la case Facturation si vous désirez donner un accès, ou décochez-la pour le retirer. Enregistrez votre travail.

Image de la page Menus de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur la case à cocher facturation pour donner l'accès à l'employé.

Maintenant, toujours dans la fiche de l’employé, sélectionnez l’onglet « Configuration avancée ».

Menu de la fiche d'employé. Le curseur pointe sur l'onglet Configuration avancée.

Défilez la page jusqu’au Module Comptabilité. Plusieurs choix d’accès s’offrent à vous. Vous pouvez approuver des factures dont vous avez la charge, ou encore l’entièreté des factures de l’entreprise. Vous pouvez consulter les factures dans les modifier ou encore consulter uniquement les factures dont vous êtes le directeur de compte. À vous de choisir.

Image de la page Configuration avancée de la fiche d'employé. Des encadrés rouges indiquent où sont les cases à cocher pour donner l'approbation de facture à un employé, une consultation uniquement ou une restriction complète.

Approbation de facture

Lorsque vous êtes l’approbateur de factures, vous avez une action à poser avant de pouvoir les envoyer au client.

D’abord, ouvrez une nouvelle facture et vérifiez les informations. Faites des modifications au besoin. Puis, au bas de la page, cliquez sur le bouton « Approuver la facture ».

Série de boutons cliquables au bas de la facture. Le curseur pointe vers le bouton "Approuver la facture".

Dans la liste des factures du mois en cours, un crochet vert apparaît à côté des factures approuvées.

Exemples de factures approuvées où on voit les crochets verts à côté du numéro de facture.

Lorsqu’elles sont en attente d’approbation, un message d’alerte rouge est visible dans le haut de la facture et aucun crochet n’est visible.

Exemple d'une facture qui n'a pas encore été approuvée. Un message rouge apparaît en haut de la page "Cette facture n'est pas approuvée".

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En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.

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