Le rapport de travaux en cours permet de visualiser rapidement l’ensemble de vos projets facturables par transaction (feuilles de temps) avec leur état d’avancement. Non seulement verrez-vous le suivi des montants en temps réels, mais vous pourrez visualiser le pourcentage d’heures réalisées.
Vous serez ainsi en mesure de bien gérer vos affaires. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP (enterprise resource planning) du Collabox.
Vérifications préalables
Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :
- Offres de services
- Factures
- Déboursés
- Feuilles de temps
De plus, assurez-vous que les mises à jour sur les projets ont été faites et que la case « facturable par transaction est bien cochée » dans la fiche projet.
Produire le rapport de travaux en cours
D’abord, sélectionnez le menu « Rapports ».
Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport de travaux en cours » dans le menu gris de gauche.
Plusieurs options de filtres s’offrent à vous pour la création du rapport. Cochez les éléments désirés et sélectionnez les options des menus déroulants, le cas échéant. Les transactions font références aux entrées de feuilles de temps de vos employés.
Le tableau de base généré par le Collabox ressemble à ceci.
Description des champs
Le tableau produit dans le rapport est divisé par colonne. Chaque colonne est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet ainsi que son nom.
La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant prévu provenant de l’offre de services. Le montant déjà facturé au client est indiqué, ainsi que le montant restant à facturer.
La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services.
Vient ensuite la rentabilité réelle du projet. La colonne « Travaux en cours » fait référence au montant d’argent travaillé mais pas encore facturé. Assurez-vous de bien mettre à jour le pourcentage de progression de vos projets pour obtenir un chiffre en temps réel. Finalement, un rapide coup d’œil au champ « heures travaillées » permet de voir l’avancement en heures du projet et de prévoir les dépassements de coûts avant qu’ils ne se produisent!
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