Comment créer un gabarit de tâches séquentielles ?
Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider grâce aux tâches séquentielles. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.)
Les tâches parents et enfants
Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants.
Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée.
Ainsi, cela permet d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.
Comment créer un gabarit de tâches séquentielles
Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de suivre ces étapes:
Cliquez d’abord sur l’icône « Configuration » dans la barre supérieure.
Ensuite, sélectionnez « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».
Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».
Donnez un nom à votre gabarit, puis enregistrez.
Une fois que c’est réglé, dirigez-vous sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches en cliquant sur le lien « Ajouter une tâche ».
Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit à compléter:
- Titre
- Temps prévu
- Employés affectés à la tâche
- Intervalle
- Coussin d’affichage
Créer la tâche parent
Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est créer la « tâche parent » et d’ajouter des « tâches enfants » ou des « rendez-vous » à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre Workflow sera sur pied.
Important: il ne faut pas mettre ni d’intervalle ni de coussin d’affichage pour la tâche parent.
Intervalle : C’est le temps qui doit se passer entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant.
Coussin d’affichage : C’est la période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.
Voici à quoi devrait ressembler un formulaire de création d’une tâche parent:
Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire :
Créer une tâche enfant
Pour créer des « tâches enfants » il faut cliquer sur « Ajouter une tâche » tout simplement et ensuite lui attitrer une « Étape parente », ainsi que le « temps prévu », un « intervalle » et un « coussin d’affichage ».
Exemple
Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur.
Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet.
Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants.
Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.
Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.
