Abonnez-vous :

Les comptes de dépenses et de kilométrage

By 10 janvier, 2022 juin 6th, 2022 Comptabilité, Déboursés, Feuille de temps

Le Collabox vous permet de gérer très facilement les comptes de dépenses et de kilométrage de vos employés. Vous pouvez également créer des rapports en lien avec ces dépenses pour une gestion optimale.

.

La première étape est de configurer le kilométrage dans la fiche d’employé, sous l’onglet TAUX. Cette étape est nécessaire pour le calcul des frais à rembourser à l’employé.

dépenses reliées au kilométrage

Ensuite, il faut définir vos types de dépenses. Pour se faire, vous cliquez sur l’onglet « Comptabilité » dans le menu principal (haut de la page). Puis, vous sélectionnez – Définir types de dépenses – dans le menu de gauche.

Définir types de dépenses

Le Collabox vous permet ainsi de choisir vos types de dépenses, selon vos préférences. Vous pouvez également modifier et ajouter des champs spécifiques, au besoin.

Lorsque la configuration est terminée, les comptes de dépenses et de kilométrage se remplissent via la feuille de temps de l’employé. C’est à lui de saisir ses dépenses en lien avec le bon projet, client ou encore service.

De plus, vous pouvez ajouter directement au bas de la feuille de temps, via un champ personnalisé, les factures ou tout autre document associés à la dépense saisie. Cela facilite grandement la gestion comptable de votre entreprise.

Pour la gestion efficace des comptes de dépenses, il est possible de créer un rapport complet par employé. Ce rapport permet l’approbation des dépenses par un responsable (chargé de projet, supérieur, etc.) et la transformation de la dépense en déboursé pour l’entreprise. La dépense s’affiche automatiquement dans la liste mensuelle des déboursés.

le rapport de dépenses

Pour transformer la dépense en déboursé, il faut d’abord s’assurer que l’employé est un fournisseur de votre entreprise. La dépense étant toujours associée à un fournisseur, cette étape est cruciale.

Pour se faire, cliquez sur « ajouter un fournisseur » dans le menu configuration.

Puis, remplissez les champs désirés de manière à ce que le nom de votre employé soit le fournisseur.

Transformez maintenant votre déboursé via le rapport de dépense.

En tout temps si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter et nous répondrons avec plaisir à vos questions.

info@collabox.com (418) 907-9274

Abonnez-vous à notre infolettre: