Les « postes budgétaires » dans le Collabox, désignent les revenus et les dépenses (les produits et les charges).
Afin d’enregistrer correctement ces opérations, il est nécessaire de configurer votre Plan Comptable. Établissez une liste avec le nom et le numéro de tous les comptes des produits (revenus) et des dépenses (charges) que vous avez besoin, selon les activités de votre entreprise. Votre comptable peut vous conseiller à ce sujet.
Les postes budgétaires disposeront donc d’un numéro et d’un nom propre afin d’identifier correctement la nature de l’opération. Ce système de numérotation sert à produire l’état des résultats et vous aidera à retrouver facilement les comptes dans le Collabox.
L’état des résultats est l’état financier qui permet de résumer les produits et charges d’une compagnie sur une période donnée (mensuelle ou annuelle). L’état de résultats contient les deux informations les plus importantes des entreprises leurs profits ou pertes.
Créer la liste des postes budgétaires
- Cliquer sur l’icone Comptabilité
- Aller au menu à gauche et cliquer sur postes budgétaires
- Cliquer sur Ajouter un poste budgétaire
- Saisir votre nomenclature
- Enregistrer à chaque nouveau poste budgétaire ajouté
- Organiser les postes budgétaires par catégories
Voici le formulaire pour Ajouter un poste budgétaire dans le Collabox pour la première fois
Comment créer des listes de catégories de postes budgétaires ?
Il existent deux façons d’accéder au lien qui vous mènera à l’espace de configuration des catégories :
a) Depuis un poste budgétaire existant
b) Depuis l’espace de création d’un nouveau poste budgétaire (lien : Ajout d’un poste budgétaire )
Voici la procédure:
Une fois sur le formulaire du poste budgétaire, cherchez la rubrique appelé Catégorie et repérez le lien cliquable :
Mise à jour des catégories de poste (C’est dans cet espace que vous allez pouvoir créer vos listes).
Le lien: Ajouter une catégorie de poste budgétaire vous permettra de saisir le nom et l’ordre pour l’affichage visuelle.
Créer un déboursé
Chaque « poste budgétaire » nécessite la création d’un « déboursé« . Un déboursé est le mot utilisé dans la terminologie « Collabox » pour les décaissements.
Chaque décaissement (déboursé) doit être associé à un fournisseur. Vous devez donc vous assurer que le fournisseur existe sur votre liste de fournisseurs. Toutefois, si ce fournisseur n’existe pas au moment de l’enregistrement de l’opération, vous aurez la possibilité de le créer en parallèle et rapidement.
L’accès à la liste de déboursés est possible dans le menu gauche, tel qu’il apparait dans la photo ici-bas. Rappelez-vous que vous pouvez vous servir des différents options pour faire une recherche selon les critères que peuvent vous convenir le mieux.
