Le rapport de suivi de projet donne plusieurs informations en temps réel pour bien gérer vos affaires, ainsi que des indicateurs de performance. Il nécessite l’utilisation de plusieurs fonctions ERP du Collabox, comme les offres de services, les feuilles de temps et la facturation.
Vérifications préalables
Pour obtenir les « vrais » chiffres de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir effectué les entrées suivantes pour chaque projet dans le Collabox :
- Offres de services
- Factures
- Déboursés
Puis, vérifiez que les champs suivants sont bien remplis pour chaque projet.
Date du livrable, dans la fiche projet.
Type de projet selon les descriptifs personnels de votre entreprise, dans la fiche projet également.
Finalement, mettez à jour les « statuts » de vos projets. Sont-ils en soumission ou en production? Vous êtes maintenant prêt à produire votre rapport de suivi de projet.
Produire le rapport de suivi de projet
Sélectionnez d’abord le menu « Rapports ».
Puis, cliquez sur l’onglet « Rapport suivi projets » dans le menu gris de gauche.
Choisissez les options d’affichage qui vous concernent. Filtrez votre recherche par chargé de projet, par projet ou encore par type de projet, selon vos besoins. Indiquez une date de livraison ou les dates de transactions, au besoin. Laissez les champs libres pour obtenir l’ensemble des projets au même endroit.
Maintenant, affichez votre rapport et analysez vos résultats! Vous pouvez personnaliser l’interface en retirant certaines colonnes ou en modifiant vos choix d’affichage. Le rapport vous indique le statut, le montant signé provenant de l’offre de services, le montant déjà facturé au client, les coûts défrayées pour le projet, les heures travaillées, etc.
Description des champs présentés
Voyez que le tableau produit dans le rapport de suivi de projet se divise par colonne. Chacune d’elle est associée à un champ en particulier. Les premiers champs font référence au contexte du projet. Voyez d’abord le nom du client, son numéro de projet, ainsi que son nom. Puis, le nom du chargé de projet est indiqué, suivi de la date livrable du projet. Finalement, le type de projet, selon les spécifications de votre entreprise, ainsi que son statut de réalisation sont indiqués.
La deuxième portion du tableau fait plutôt référence à l’aspect financier du projet. On y voit le montant signé provenant de l’offre de services, le montant prévu au projet. Ce montant diffère du montant signé si le projet a évolué en cours de réalisation. Finalement, observez le montant déjà facturé au client.
Par la suite, notez les coûts directement associés au projet en fonction des déboursés que vous aurez ajouté. Les heures prévues, donc la banque d’heures indiquées dans la fiche projet, et travaillées (feuilles de temps) sont ensuite affichées, ce qui mène au pourcentage des bénéfices prévus et réel par rapport au projet.
La dernière portion du rapport affiche les éléments en lien avec la progression des projets. La progression fait référence au pourcentage d’avancement écrit à la main par l’employé dans la fiche du projet. De son côté, la progression calculée fait référence au pourcentage de l’argent prévu (honoraires, équipement, produit, sous-traitance, etc.) qui est actuellement dépensé en fonction des informations inscrites à l’offre de services. Les notes de progression s’affichent ensuite, suivi de la dernière date de mise à jour du projet.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
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