Les tâches que vous créez dans Collabox sont toutes répertoriées dans une liste détaillée que l’on appelle la Liste des tâches. Vous y voyez la tâche, son numéro unique, sa priorité, les employés affectés, le temps prévu, le pourcentage de réalisation, le nom du projet et la date d’échéance.
Ajouter une tâche
Vous devez d’abord vous rendre sur la page en cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Collabox.
Puis, ajoutez une tâche en lui octroyant un nom, un projet et une date d’échéance. Nous vous suggérons de lui attribuer une priorité, sinon la tâche retrouvera à la fin de votre liste. Plus le nombre est grand, plus la tâche est prioritaire.
Plusieurs fonctionnalités supplémentaires sont disponibles, dont l’affectation à un ou plusieurs employés et le pourcentage de complétion de la tâche. Vous pouvez également ajouter des documents et des notes.
Lors que vous enregistrez, la tâche apparaît au niveau de priorité choisi. Les dates d’échéance dépassées se présentent rouges, alors que les tâches dont l’échéance est à venir sont en bleues.
Si un collègue ajoute une note à une tâche qui vous est également affectée, vous avez l’option d’être notifié et de ne rien manquer des échanges. La case à cochée est situé dans l’onglet Préférences avancées de votre menu Préférence.
Dupliquer et répéter une tâche
Collabox vous donne la possibilité de dupliquer une tâche ou encore de la répéter selon un intervalle choisi. Sélectionner le bouton en bas de la page de création d’une tâche.
Lorsqu’une tâche est configurée pour se répéter dans le futur, un icône vous l’indique dans la Liste des tâches.
La répétition d’une tâche se modifie pour une tâche en particulier, ou pour l’ensemble des tâches à venir en cliquant sur « Enregistrer » ou « Enregistrer + instances futures ». Pour modifier les modalités de la répétition, sélectionnez le bouton « Modifier la répétition de tâche ».
Modifications multiples
Si vous souhaitez modifier la date d’échéance de plusieurs tâches à la fois, cochez-les avec la case située à leur gauche dans la liste, puis sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant au bas de la page. Par défaut, la date du jour même sera sélectionnée. Vous pouvez toutefois la modifier et changer l’heure inscrite. N’oubliez pas de cliquer sur Ok, pour enregistrer vos modifications.
Ajouter une tâche à l’agenda
Par défaut, toutes les tâches s’affichent dans le calendrier Collabox si vous sélectionner l’option « Tâches ».
Quand vous retournerez dans votre agenda, vous verrez bel et bien les tâches que vous y aurez rajoutées.
Par contre, il vous est possible de décocher individuellement pour chaque tâche la case « Afficher dans le calendrier? » pour qu’elle n’y apparaisse pas. L’ajout de toutes les tâches au calendrier peut être visuellement encombrant, donc cette option est bien apprécié.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
info@collabox.com (418) 907-9274 poste 120