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Tâches et rendez-vous dans le calendrier

By 20 février, 2018 mars 13th, 2020 Calendrier, Rendez-vous, Tâches

Vous pouvez afficher les tâches et les rendez-vous simultanément dans votre calendrier

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Vous vous assurerez ainsi que tous les projets soient délivrés à temps, sans embûches. 

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.

Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. 

Depuis le 20 décembre 2017, lorsque vous créez une tâche, vous avez la possibilité d’indiquer une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier.

Attention à la conversion de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement en déplaçant la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer, et déplacez votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date sera enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».
Note 2 : Le « drag and drop » sera disponible à partir du 1er mars pour le calendrier avec les dates à la verticale.

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Mise à jour du 4 juillet 2018

Les échéances des tâches sont maintenant affichées dans le calendrier de façon indépendante par rapport au moment prévu pour la réalisation de la tâche. Elles sont reconnaissables grâce à la petite icône d’horloge située en haut à droite de la case. Le moment de réalisation de la tâche, lui, n’en a pas. 

De plus, les échéances comme les dates de réalisation des tâches ont un petit crochet vert dans chacune des cases pour indiquer que vous n’êtes pas en retard selon les délais indiqués. Dans le cas contraire, vous verriez une barre encerclée en rouge(?). Si aucun crochet ni aucune croix ne se trouve dans la case, c’est pour vous signifier que la tâche n’est pas réalisée, mais que vous avez encore du temps devant vous(?).

Exemple de tâches dans un calendrier

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