Les projets par phase sont souvent utilisés par nos clients en construction ou en architecture. Ils permettent de gérer les projets en fonction des étapes de progression (phase). Par exemple, la conception des plans, la surveillance des travaux, etc.
Les projets par phases nécessite une personnalisation particulière. Veuillez nous contacter si vous désirez utiliser cette fonction.
Créer un projet par phase
Pour accéder aux projets, il faut d’abord cliquer sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.
Ensuite, cliquez sur « Projets » dans la barre la latérale de gauche.
Ajoutez un nouveau projet ou consultez-en un déjà existant. Puis, ajoutez le montant vendu correspondant à votre offre de service.
Sous ce montant, vous apercevez le projet divisé en phases. Chaque phase a une valeur en argent et en pourcentage.
Pour remplir le tableau, choisissez une colonne dans laquelle vous voudrez travailler. Par exemple, en inscrivant les valeurs en pourcentage, la valeur monétaire s’ajuste automatiquement. À l’inverse, en inscrivant un montant, le pourcentage s’ajustera de lui-même.
Il faut cependant être prudent avec les données saisies. En effet, il est possible d’inscrire des valeurs et d’obtenir un total supérieur au montant vendu. Vous pouvez le remarquer par le total en pourcentage qui dépassera 100 % comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Réajustez vos données afin que le total soit au maximum à 100 %.
La dernière colonne nommée « Progression » est une valeur utilisée seulement à l’interne, c’est-à-dire que le client ne verra jamais le niveau de progression. C’est à vous d’inscrire les valeurs de progression pour chaque phase, car elles ne se calculeront pas d’elles-mêmes.
La progression est plutôt une question d’expertise et d’appréciation du niveau réel de progression des travaux. Il n’est donc pas question d’utiliser les ratios d’heures ou de coûts engendrés. C’est l’expert, typiquement le chargé de projet, qui peut déterminer le niveau de progression du projet. Notez que la progression est la donnée importante qui permet de produire le rapport de progression. Pour plus d’information sur ce rapport, consultez notre texte sur ce sujet.
Facturer des projets par phase
Lorsque vous serez rendu à la facturation, ces informations seront la base sur laquelle vous pourrez produire votre facture.
Colonne 1 : Cette colonne permet d’inscrire le niveau d’avancement (contrairement au niveau de « progression », le niveau d’avancement est un niveau de réalisation des travaux qu’on communique au client. Ce dernier peut être différent du niveau de progression pour des motifs de stratégie d’affaires, de vente ou de gestion. Enjeu toujours sensible, le niveau d’avancement détermine la portion de travail à facturer sur le projet.
Exemple : Les plans sont prêts, mais il manque quand même quelques détails. Cependant, vous savez qu’ils sont assez complets pour les goûts du client. Le niveau d’avancement serait alors de 100 %, mais le niveau de progression serait plutôt de 90 % parce que vous savez qu’il reste encore des modifications à faire.
Colonne 2 : Cette colonne vous affiche un résumé des montants des travaux complétés jusqu’à ce jour. Ce dernier fonctionne avec le niveau d’avancement.
Colonne 3 : Cette colonne vous présente les montants qui ont déjà été facturés. C’est très utile quand on envoie plusieurs factures au client et qu’on ne veut pas perdre le fil.
Colonne 4 : Cette colonne rassemble uniquement les montants qui seront facturés. Dans le cas présent, il manquait 25 % d’avancement sur la phase de projet définitif. Cela équivaut à 3 125 $ qui est facturé sur cette facture.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue pour poursuivre votre configuration Collabox!
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