Connaissez-vous le rapport de progression ?
Il vous permet de voir en un clin d’œil lesquels de vos projets vont bien et ceux en dépassement de coûts. Gagnez du temps en visualisant directement l’avancement du projet, le montant vendu au client et le total des honoraires de vos employés.
Le rapport est pratique et accessible, il suffit de quelques clics et le tour est joué. Vos projets sont souvent en plusieurs phases comme c’est le cas en architecture ou en construction. On a pensé à tout! Le rapport de progression devient un outil précieux puisqu’il vous permet de faire le suivi par phase!
Configuration du taux par employé
Le rapport de progression est bientôt à votre portée, vous devez avant tout vérifier si un taux horaire a été assigné à vos employés et remplir certaines conditions. Voici comment faire. Si c’est déjà fait, continuez la lecture un peu plus bas.
Configuration du taux horaire par employé
Pour ce faire, il faut aller dans le menu configuration situé au haut de la page.
Ensuite, vous devez aller chercher, dans la barre latérale de gauche, la section « employés ».
Vous aurez alors la liste de tous les employés de votre entreprise. En cliquant un nom, vous afficherez la fiche de l’employé. Pour consulter son taux horaire, il faut cliquer sur l’onglet « Taux horaire ».
Cette page vous présente le taux horaire coûtant et vendant de cet employé. Si aucun taux horaire n’est affiché, vous devez l’ajouter en cliquant sur « Ajouter un taux horaire vendant ». Le montant des honoraires vendant est nécessaire dans le calcul du rapport de progression. Sans lui, le rapport n’affichera pas. Il est aussi possible de modifier un taux horaire pour un employé dans la page du projet pour indiquer un taux horaire spécial uniquement pour ce projet.
Afficher le rapport de progression
Maintenant que vos employés ont un taux horaire d’assigné, vous êtes prêt pour le rapport de progression. Les instructions ci-dessous vous indiquent quelles sections remplir pour faire afficher votre rapport de progression.
Quoi remplir pour faire afficher un rapport de progression?
Avant d’afficher vos rapports de progression, vos projets doivent contenir certaines informations.
- Le montant vendu : Il s’agit de la somme que vous avez vendue à votre client pour l’ensemble du projet.
- Honoraires : Vos employés doivent faire des entrées dans la feuille de temps ET inscrire qu’ils travaillent sur le projet. Sinon, leur temps ne sera pas comptabilisé sur le projet et le rapport de progression ne sera pas à jour. Le taux horaire coûtant doit être configuré (voir plus haut).
- État de progression : Lorsque vous êtes dans la fiche du projet, vous devez indiquer le niveau d’avancement de ce dernier en pourcentage.
Une fois que les projets sont complétés avec l’information nécessaire, la prochaine étape consiste à faire afficher le rapport en soi. Vous allez voir, ça prend seulement cinq clics de souris.
Pour faire afficher le rapport de progression, on doit d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » située dans la barre du haut.
Une fois dans le menu des rapports, vous pourrez trouver l’option « Rapport de progression » dans la barre de navigation de gauche.
Vous pouvez ensuite choisir la période de temps que vous voulez pour l’affichage du rapport. Collabox vous présentera les informations de tous les projets remplissant les conditions nécessaires pour le rapport d’affichage. Il est aussi possible de choisir le détail d’un projet en particulier en l’indiquant dans le menu déroulant.
Le rapport de progression par phase
Ce type de rapport permet de voir l’état d’avancement d’un projet et les coûts engendrés en honoraires versus le montant vendu au client. Il vous offre aussi le détail par phase du projet. Ainsi, il est possible de voir quelles phases sont en dépassement de coûts.
Par exemple: les salaires des employés qui ont travaillé sur les plans et devis et sur l’administration du contrat et la supervision du chantier qui peuvent être la cause du dépassement de coût sur un projet.
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