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Gérer les factures récurrentes avec Collabox et Paypal

By 2 juin, 2015 février 6th, 2020 Comptabilité, Facturation, Paypal

Si vous devez gérer des factures régulières (ex.: abonnement à une base de données ou à un produit) du même montant, Collabox peut vous rendre la tâche plus facile. Grâce au service de paiement en ligne PayPal, Collabox est en mesure de gérer automatiquement des factures récurrentes. Ainsi, votre client recevra sa facture et le montant sera prélevé par PayPal. Le tout sera automatiquement comptabilisé dans Collabox.

Avant de commencer, il faut d’abord configurer un compte PayPal dans Collabox. Pour ce faire, il suffit de consulter la marche à suivre. Les prochaines étapes vous permettront de configurer les bons réglages de votre Collabox pour utiliser le paiement automatique des factures récurrentes.

À l’intérieur du logiciel Collabox, il faut d’abord sélectionner ou créer une facture. Pour sélectionner la facture, il faut cliquer sur son numéro.

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Une fois que la facture a été sélectionnée, la prochaine étape consiste à créer un renouvellement de facture. Cette fonction indique à Collabox que le paiement de cette facture sera renouvelé c’est-à-dire qu’il revient périodiquement.

Comment créer un renouvellement de facture?

Une fois que la facture à renouveler est sélectionnée, il faut cliquer sur « Créer un renouvellement de facture ».

 

La prochaine page vous permet de fixer les paramètres du renouvellement. Ainsi, il est possible de sélectionner la fréquence de facturation. Dans le cas présent, la fréquence est réglée mensuellement. La première facture sera datée du 16 novembre et couvrira la période du 16 décembre 2015 au 15 janvier 2016. La section “Note » vous permet d’écrire un message personnalisé qui apparaîtra sur la facture de votre client. Pour vous assurer que le renouvellement est automatique auprès de PayPal, il est primordial de COCHER l’option “Renouvellement PayPal automatique”. Sinon, vous devrez renouveler manuellement la facture dans Collabox.

Les variables de renouvellement existent pour vous permettre d’adapter automatiquement la note dans le bas de la facture en fonction de la période de facturation.

Une fois le renouvellement configuré, il suffit d’envoyer la facture au client. Pour que l’option de paiement PayPal soit valide, il faut faire parvenir la facture par courriel.

 

La prochaine étape vous permettra de personnaliser votre courriel pour l’envoi de la facture. Celle-ci sera liée en pièce jointe et un lien cliquable sera disponible pour la connexion au compte PayPal.Abonnement paypal3

Il est important que le client clique sur le logo de PayPal pour amorcer le dernier segment de la configuration du paiement automatisé. Cette étape est primordiale puisque sans elle, tout le processus tombe à l’eau. Cette dernière étape se déroule complètement auprès de PayPal.Abonnement paypal7

Avant que votre client ne se connecte à son compte PayPal, il est possible de voir le montant de la facture actuelle (le mois en cours) ainsi que le montant pour les mois suivants. La dernière étape consiste à se connecter auprès de PayPal. Votre client se connecte en utilisant l’option “Log In” et il n’a qu’à entrer ses informations pour compléter le processus de paiement automatique. PayPal et Collabox s’occuperont du reste. Les prochaines factures seront envoyées, le paiement sera prélevé et versé et la facture sera renouvelée automatiquement.
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