Les champs personnalisés sont un moyen extrêmement puissant d’avoir le plein contrôle de l’information importante pour votre entreprise. Cette fonctionnalité permet d’ajouter vous-même des champs à l’intérieur des formulaires de base.
Si vous cherchez plutôt à modifier les champs affichés dans les formulaires de base, le texte sur les formulaires personnalisés vous sera plus utile.
Comment créer un champ personnalisé
D’abord, dirigez-vous vers le menu « Configuration » dans la barre du haut de la page.
Vous trouverez ensuite l’option « Champs personnalisés » dans la barre de gauche.
Plusieurs types de champs sont disponibles. Vous pouvez insérer des champs de texte simple ou multilingue, des cases à cocher, des menus déroulants, etc.
Cependant, il est seulement possible de modifier certains formulaires de base.
En résumé, ces formulaires contiennent…
- Contacts : Contient les coordonnées nécessaires des contacts principaux de chacun de vos clients (noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.)
- Clients : Contient les informations concernant tous vos clients dans cette fiche (raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
- Projets : Contient les informations clés concernant vos projets (l’intitulé du projet, son signataire, son statut, sa probabilité de clore, etc.)
- Fournisseurs : Contient l’information relative à vos fournisseurs. Comme pour vos clients, vous n’avez qu’à décider ce que vous voulez garder comme information sur vos fournisseurs (plus des champ de base, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
- Employés : Contient les informations sur vos employés. Vous pouvez par exemple ajouter avec les champs personnalisés le nom du conjoint, une idée de cadeau d’anniversaire, des numéros d’assurance sociale, etc.
- Candidats : Dans un contexte de recrutement et d’embauche, on trouve ici les informations sur les candidats potentiels.
- Bon de commande : Les champs personnalisés sont utiles pour consigner les informations spécifiques à votre secteur d’activité (unité de mesure, formats standards, spécifications de produits, etc.).
- Tâches : Contient les informations détaillées de chacune des tâches (projet lié, tâche parent, service, temps prévu pourcentage accompli, description, etc.).
- Produits : Contient les informations de chacun de vos produits en détail (catégorie, code de produit, fournisseur, prix, etc.).
- Agenda : Contient toutes les informations sur chacun des rendez-vous (date et heure, projet, contacts, produit, service, employés affectés, statut du rendez-vous, etc.).
Une fois que vous avez maîtrisez les concepts de base, il ne vous reste qu’à expérimenter pour créer ou modifier à votre guise les formulaires.
Organisation des champs personnalisés
Les champs personnalisés s’alignent, par défaut, les uns en dessous des autres dans le bas de la fiche où ils sont créés. Collabox permet de les organiser en « sections » et en « familles ».
Voir comment les sections et les familles s’affichent sur le Collabox »]
Les champs d’une « section » s’organisent selon la logique suivante : tout d’abord les familles les unes sous les autres, suivant l’ordre numérique des familles, puis les champs sans famille en dessous. Le tout forme une zone qu’on peut masquer ou afficher (la « Section »).
Voir comment la section s’affiche sur le Collabox
Les champs d’une même famille, quant à eux, se positionnent sur une seule ligne (au lieu de se placer les uns sous les autres). On peut même décider si les étiquettes descriptives doivent être affichées à la gauche du champ ou au-dessus.
Voir comment les familles sont affichées sur le Collabox
Les étiquettes descriptives affichées au-dessus du champ
Les étiquettes descriptives affichées à la gauche du champ
Les champs personnalisés créés dans la fiche contact répondent aux critères de recherche dans l’outil de recherche de la fiche contact.