Collabox possède toutes les fonctionnalités pour la création de vos offres de service et leur transformation en projets actifs.
Offres de service en bref
Le module Offre de service du Collabox offre plusieurs avantages :
- Archivage automatique de vos offres de service dans les dossiers des projets.
- Uniformisation de la présentation pour toutes les offres de service, peu importe par quel employé elle est préparée.
- Consultation et modification rapide sur tous vos appareils.
- Révision facilitée par les collaborateurs (la dernière version est conservée sur le serveur).
- Impression personnalisée en PDF pour un envoi rapide.
- Mise en production et affectations automatiques.
- Création d’un bon de travail pour la production interne et affectation d’heures aux employés.
Créer une offre de service
Créez vos offres de service à partir de l’onglet « Gestion » dans le menu principal.
Ajoutez ensuite une offre de services pour en créer une nouvelle.
Plusieurs onglets apparaîtront pour personnaliser l’offre.
Infos
L’onglet « Infos » correspond à la description générale de votre offre de service. Plusieurs éléments sont à remplir, dont le nom de l’offre, la personne contact, le contexte d’intervention et le mandat. Il est important de lier votre offre à un projet, ce qui implique d’en créer un si ce n’est pas déjà fait. L’offre et le projet seront automatiquement en type « soumission ».
Ensuite, remplissez les champs restants, comme la date de livraison, le numéro de référence ou encore la probabilité de clore (peut être lié au module CRM avec les « statuts d’opportunités« .
Phases
Le deuxième onglet, « Phases », correspond à l’ensemble des éléments qui doivent figurer sur votre offre de service. Attribuez un ordre de priorité à vos éléments et décidez de la manière dont le montant sera présenté à votre client.
Honoraires
L’onglet « Honoraires » sert à décrire vos phases. Déterminer les étapes, assignez un employé et un service, puis indiquez le nombre d’heures prévues pour la réalisation de la phase.
Déboursés, produits et notes
Au besoin, remplissez également les onglets Déboursés, Produits et Notes. Gérez ainsi les dépenses liés à un projet plus facilement ou encore prévoyez vos produits à partir de votre inventaire. De leurs côté, les notes servent à inscrire une particularité, une clause ou encore les termes et conditions à votre offre de services.
Impression et envoi au client
Visualisez votre offre de service sous l’onglet « Impression ». Sélectionner l’option désirée puis cliquez sur le bouton « Imprimer ». Un document PDF ouvrira avec toutes les informations de votre offre de service. Si vous travaillez avec des produits et que vous avez besoin d’imprimer des étiquettes, l’option est également là pour vous!
Finalement, envoyez directement vos offres de services à partir du Collabox. Sélectionnez d’abord l’onglet « Envoi par courriel », puis remplissez les champs appropriés. Composez votre message, puis sélectionnez les options de pièces jointes et de signature désirés.
Collabox enregistre et classe pour vous les courriels envoyés aux clients lorsque vous utilisez sa messagerie interne. Cela facilite grandement votre gestion des suivis clients!
Veuillez noter que vous pouvez en tout temps enregistrer vos offres de services sur votre ordinateur et les envoyer de manière traditionnelle via votre courriel d’entreprise sans passer par le Collabox.
En tout temps si vous avez des questions, communiquez avec nous et il nous fera plaisir de vous répondre.
info@collabox.com (418) 907-9274